Hybride Zeiterfassung: 3 Szenarien mit Zeiterfassungsgerät

Hybride Zeiterfassung verbindet ein Zeiterfassungsgerät vor Ort mit einer mobilen App und dem Browser, damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeit dort erfassen können, wo sie gerade arbeiten. Ob Büro mit Homeoffice-Tagen, Geschäft oder Lager mit einigen Mitarbeitenden unterwegs oder Unternehmen mit mehreren Standorten: Jede Situation zeigt, wann das Zeiterfassungsgerät vor Ort, die App oder der Browser am besten passt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihre Lösung mit den neuen TimeMoto Series 4 Zeiterfassungsgeräten aufbauen.

In vielen Unternehmen arbeiten Menschen in derselben Woche an verschiedenen Orten: am Dienstag im Büro, am Mittwoch zu Hause, am Freitag beim Kunden. Die Zeiterfassung muss mitgehen. Genau hier hilft eine hybride Zeiterfassung.

So sieht hybride Zeiterfassung aus

Eine hybride Lösung besteht aus vier Bausteinen:

• Ein Zeiterfassungsgerät vor Ort. Mitarbeitende stempeln am Arbeitsplatz in Sekunden ein und aus, per RFID-Badge oder PIN, an einem TimeMoto Zeiterfassungsgerät.

• Die mobile App und der Browser. Mitarbeitende stempeln mit der mobilen TimeMoto App oder im Browser über TimeMoto Cloud von zu Hause, vom Kundenstandort oder von jedem anderen Ort aus ein.

• Ein gemeinsamer Datenbestand. TimeMoto Cloud speichert Dienstpläne, Stempelungen und Berichte an einem sicheren Ort.

• Eine gemeinsame Ansicht. Mitarbeitende und Arbeitgeber sehen Anwesenheit, Dienstpläne, Berichte und Abwesenheitsanträge in der App und im Browser.

Szenario 1: Büro mit Homeoffice-Tagen

Stellen Sie sich ein Büroteam vor, das an einigen Tagen pro Woche im Büro und an den anderen von zu Hause arbeitet. An Bürotagen übernimmt ein TimeMoto Series 4 Zeiterfassungsgerät am Eingang die Arbeit: Mitarbeitende halten ihren Badge an das Lesegerät oder geben eine PIN ein. An Homeoffice-Tagen stempeln sie mit der App oder im Browser ein. Das Zeiterfassungsgerät vor Ort und die App sind beide mit TimeMoto Cloud verbunden, sodass alle Stempelungen im selben Datenbestand landen.

Für Sie bedeutet das: Sie müssen Büro- und Homeoffice-Stunden am Ende der Woche nicht mehr zusammenführen. Außerdem sehen Sie, wo jede Person eingestempelt hat, sofern die Standorterfassung eingerichtet ist.

Szenario 2: Geschäft oder Lager mit Außendienst

Denken Sie an ein Geschäft oder Lager, in dem der Großteil des Teams vor Ort arbeitet, während einige Mitarbeitende ausliefern, montieren oder Kunden besuchen. Das Team vor Ort stempelt am Gerät am Eingang ein, ganz ohne Smartphone. Bricht die Verbindung ab, speichert das Series 4 Zeiterfassungsgerät die Stempelungen weiterhin lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald die Verbindung wieder steht. Wer unterwegs ist, nutzt die App, und Sie können Standortbeschränkungen (Geofencing) festlegen.

Für Sie heißt das: Die Stunden aller Mitarbeitenden landen in einem Datenbestand, egal ob sie am Eingang oder unterwegs ein- und ausstempeln, und den Stempelungen aus der App können Sie mehr vertrauen.

Szenario 3: mehrere Standorte

Stellen Sie sich nun ein Unternehmen mit einem Geschäft in der einen Stadt, einem Lager in einer anderen und einem Büro an einem dritten Ort vor. Jeder Standort erhält ein eigenes TimeMoto Series 4 Zeiterfassungsgerät, alle sind mit derselben TimeMoto Cloud verbunden, und Mitarbeitende, die zwischen Standorten wechseln, können die App nutzen. Auch im Browser können sie ein- und ausstempeln und ihre Stunden einsehen. Eröffnet ein neuer Standort, fügen Sie ein Zeiterfassungsgerät und die dazugehörigen Benutzer hinzu.

Für Sie bedeutet das einen Überblick über alle Standorte, überall dieselbe Art zu stempeln und Raum zum Wachsen, weil Sie jeden neuen Standort demselben System hinzufügen können.

Drei Entscheidungen bei der Einrichtung

Ganz gleich, welches Szenario Ihrer Situation am nächsten kommt: Sie treffen drei Entscheidungen.

Welches Zeiterfassungsgerät? Das TM—414 funktioniert mit RFID-Badge oder PIN, das TM—424 bietet zusätzlich die optionale Fingerabdruck-Authentifizierung, sofern der Einsatz biometrischer Verfahren angemessen und zulässig ist. Die Regeln zur biometrischen Authentifizierung unterscheiden sich je nach Land. Prüfen Sie daher, was für Ihr Unternehmen gilt. Beide unterstützen bis zu 1.000 Mitarbeitende und erfassen Stempelungen auch dann weiter, wenn das Netzwerk ausfällt. Unser Leitfaden zur Wahl des richtigen Zeiterfassungsgeräts hilft Ihnen bei der Entscheidung.

Welcher Cloud Plan? Beide Zeiterfassungsgeräte benötigen einen TimeMoto Cloud Plan. Ein- und Ausstempeln funktioniert in jedem Cloud Plan, Dienstpläne gibt es im Essential Plan und im Plus Plan, Abwesenheitsanträge und Geofencing im Plus Plan. Geofencing gilt für das Einstempeln mit der mobilen App. Vergleichen Sie alle Cloud Plans auf der Seite „Cloud Plans“.

Wie viele Zeiterfassungsgeräte? Ein Zeiterfassungsgerät am Eingang jedes Standorts ist ein guter Anfang, und jeder Cloud Plan unterstützt beliebig viele Zeiterfassungsgeräte. Im TimeMoto Shop finden Sie Zeiterfassungsgeräte und Zubehör.

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