Zeiterfassung beim Onboarding: drei Schritte für neue Mitarbeiter

In vielen Unternehmen ist es üblich, neuen Mitarbeitern am ersten Tag einen Leitfaden zu übergeben. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass dieser vollständig gelesen wird, einschließlich des Abschnitts zur Zeiterfassung. In der Praxis ist das selten der Fall. Wochen später reicht dieselbe Person noch immer unvollständige Stundennachweise ein, stempelt unregelmäßig oder stellt immer wieder dieselben Fragen. Dieser Artikel zeigt Ihnen in drei Schritten, wie Sie Ihr Onboarding für die Zeiterfassung verbessern.

Gewohnheiten bei der Zeiterfassung bilden sich schnell und sind, einmal entstanden, nur schwer zu ändern. Haben sie sich erst gefestigt, laufen sie automatisch ab. Genau deshalb sind die ersten Wochen so entscheidend.

Von Anfang an alles richtig zu machen, ist nicht kompliziert. Dafür braucht es eine kurze, strukturierte Einführung am ersten Tag, einen Check-in am Ende der ersten Woche und ein kurzes Follow-up am Ende des ersten Monats.

Schritt 1: Kurze Einführung am ersten Tag

Das Ziel am ersten Tag ist es, den neuen Mitarbeiter durch den Prozess zu führen, damit er bereits ab seiner ersten Schicht richtig vorgeht.

Eine praktische Einführung am ersten Tag umfasst vier Punkte:

Ein- und Ausstempeln. Zeigen Sie, wie der neue Mitarbeiter künftig stempelt: am Zeiterfassungsgerät vor Ort, in der mobilen App oder im Webportal. Lassen Sie ihn es einmal selbst ausprobieren, während Sie dabei sind. Das erste Einstempeln in Begleitung ist mehr wert als jede schriftliche Anweisung.

Pausen erfassen. Hier passieren am Anfang die meisten Fehler. Seien Sie konkret: Werden Pausen separat gestempelt, automatisch abgezogen oder gar nicht erfasst? Gehen Sie nicht davon aus, dass der Mitarbeiter das von allein herausfindet.

Vorgehen bei Problemen. Es wird vorkommen, dass jemand vergisst einzustempeln oder zur falschen Zeit ausstempelt. Erklären Sie genau, was in diesem Fall zu tun ist, an wen man sich wendet und wie schnell. Ein Mitarbeiter, der den Korrekturprozess kennt, wird ihn nutzen. Wer ihn nicht kennt, ignoriert den Fehler oder behilft sich mit einer eigenen Notlösung.

Wo die schriftlichen Regeln zu finden sind. Weisen Sie direkt auf die Zeiterfassungsrichtlinie hin, wo auch immer sie gespeichert ist. Erwähnen Sie nicht nur, dass es sie gibt.

Beschränken Sie die Einführung auf höchstens zwanzig Minuten. Der neue Mitarbeiter soll sicher wissen, was zu tun ist, nicht jedes Detail kennen.

Schritt 2: Check-in nach der ersten Woche

Die erste Woche bietet die beste Gelegenheit, Missverständnisse zu erkennen, bevor sie zur Gewohnheit werden.

Prüfen Sie am Ende der ersten Arbeitswoche die erfassten Stunden des neuen Mitarbeiters. Achten Sie dabei auf drei Dinge:

• Sind alle Einträge vorhanden und vollständig?

• Stimmen die Stunden mit dem geplanten Dienstplan überein?

• Gibt es Muster, die auf ein Missverständnis hinweisen, etwa regelmäßig fehlende Mittagspausen oder auffällig frühe oder späte Stempelzeiten ohne Erklärung?

Wenn etwas nicht stimmt, sprechen Sie es direkt an, ohne es größer zu machen als nötig. Eine kurze, praktische Korrektur in der ersten Woche ist normal. Dasselbe Gespräch in der sechsten Woche bedeutet bereits, eine eingefahrene Gewohnheit zu korrigieren.

Schritt 3: Follow-up nach einem Monat

Nach der ersten Woche haben die meisten neuen Mitarbeiter ihre Routine gefunden. Ein kurzer Blick darauf lohnt sich am Ende des ersten Monats.

Ziehen Sie die Stundennachweise des Monats heran und achten Sie auf Einträge, die mehrfach korrigiert wurden. Wiederkehrende Korrekturen zum selben Thema deuten darauf hin, dass die ursprüngliche Einführung etwas übersehen hat oder dass der Mitarbeiter eine offene Frage hat, die er bisher nicht gestellt hat.

Ein fünfminütiges Gespräch nach vier Wochen, das als normales Follow-up und nicht als Korrektur geführt wird, klärt die meisten offenen Fragen, bevor sie sich festsetzen.

Erwartungen von Anfang an klar kommunizieren

Zwei Dinge entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell neue Mitarbeiter bei der Zeiterfassung gute Gewohnheiten entwickeln.

Erstens sollten Sie erklären, warum der Prozess wichtig ist. Wer versteht, dass genaue Stundennachweise sich auf die Gehaltsabrechnung und die Compliance auswirken, geht sorgfältiger damit um als jemand, dem nur gesagt wurde, welche Taste er drücken muss. Zwei Sätze dazu, warum es den Prozess gibt, sind in der Einführung am ersten Tag gut investiert.

Zweitens braucht es Einheitlichkeit. Wird Ihr Zeiterfassungsprozess jeder Person anders erklärt oder gehen einige Vorgesetzte bei Korrekturen strenger vor als andere, entsteht bei neuen Mitarbeitern schnell der Eindruck, dass es nicht wirklich darauf ankommt, was sie tun. Der Prozess sollte deshalb jedes Mal gleich eingeführt werden, egal, wer das Onboarding übernimmt.

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