Was fehlende Transparenz bei der Zeiterfassung kostet

Wer über die Kosten der Zeiterfassung nachdenkt, hat meist die Software im Blick. Schwieriger zu erkennen sind die Kosten, die entstehen, wenn aktuelle Informationen fehlen: Überstunden werden erst bei der Lohnabrechnung sichtbar, eine vergessene Zeitbuchung muss aus der Erinnerung geklärt werden und für eine Schicht wird kurzfristig Ersatz gesucht.

Keiner dieser Fälle wirkt für sich genommen wie eine Krise. Zusammen kosten sie jedoch Zeit, erschweren Entscheidungen und machen Ausgaben schwerer planbar. Warum Führungskräfte Informationen zur Anwesenheit oft zu spät erhalten, haben wir bereits beschrieben. Hier geht es darum, was diese Verzögerung kosten kann.

Die Kosten ungeplanter Überstunden summieren sich

Wer Überstunden erst am Monatsende sieht, kann nur noch rückblickend reagieren. Um Überstunden zu kontrollieren, brauchen Führungskräfte während der Woche einen Überblick. Dann können sie Aufgaben umverteilen oder Schichten anpassen.

Ein Beispiel: In einem Team mit 20 Beschäftigten arbeitet jede Person pro Woche eine zusätzliche, vergütete Stunde. Bei 18 Euro Stundenlohn und einem in diesem Beispiel vereinbarten Zuschlag von 25 Prozent kostet das 450 Euro pro Woche – oder 23.400 Euro in 52 Wochen. Davon entfallen 4.680 Euro auf den Zuschlag.

Das sind die Kosten der zusätzlichen Stunden, keine Schätzung möglicher Einsparungen. Wie viel davon vermeidbar gewesen wäre, hängt von der Planung und dem tatsächlichen Arbeitsaufkommen ab. Überstunden betreffen nicht nur die Lohnabrechnung. Eurofound beschreibt negative Auswirkungen regelmäßig langer Arbeitszeiten auf Gesundheit, Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit. Solche Muster sollten Führungskräfte früh erkennen.

Der Aufwand für die Lohnabrechnung bleibt oft unsichtbar

Vor jeder Abrechnung prüft jemand Stundenzettel, fragt fehlende Einträge nach, bearbeitet Korrekturen und gleicht Abwesenheiten ab. In einem kleinen Unternehmen verteilen sich diese Aufgaben häufig auf mehrere Personen. Wie viel Zeit sie insgesamt beanspruchen, weiß dann oft niemand.

Erfassen Sie deshalb einmal, wie viele Stunden die Vorbereitung und Korrektur eines Abrechnungszyklus tatsächlich dauert. Dazu gehört auch die Zeit für Rückfragen. So erhalten Sie eine Grundlage, um die Kosten Ihres bisherigen Ablaufs zu beurteilen.

Unvollständige Aufzeichnungen erschweren Korrekturen

Fehlt eine Buchung oder wird eine Abwesenheit verspätet eingetragen, muss vor der Lohnabrechnung geklärt werden, was tatsächlich passiert ist. Verlässliche Aufzeichnungen erleichtern diese Prüfung. Sie verhindern nicht jeden Fehler, aber sie verringern die Abhängigkeit von Erinnerungen und Schätzungen.

In einer Studie aus dem Jahr 2025 in 13 europäischen Märkten stellte Forvis Mazars fest, dass fast jede dritte befragte Organisation Fehler bei der Lohnberechnung meldete. Die Studie zeigt nicht, wie viele Fehler auf die Zeiterfassung zurückgingen. Für Ihr Unternehmen können zu den Kosten von Lohnabrechnungsfehlern auch die Zeit für Nachforschungen, Korrekturen und Rückfragen von Beschäftigten gehören. Wenn Sie diese Aufgaben erfassen, wird der Aufwand sichtbar.

Personalentscheidungen brauchen aktuelle Informationen

Eine Führungskraft, die den Dienstplan für Samstag erstellt, weiß möglicherweise nicht, dass drei Teammitglieder bereits nahe an ihrer Überstundengrenze sind. Eine andere bemerkt eine Unterbesetzung erst, wenn sich ein Kunde beschwert. Liegen Informationen über Anwesenheit, Überstunden und Abwesenheiten an verschiedenen Stellen, werden solche Probleme schwerer rechtzeitig erkannt. 

Transparenz für Führungskräfte beginnt mit einer aktuellen Anwesenheitsübersicht: Wer arbeitet, wie viele Stunden wurden bereits geleistet und wo könnte Unterstützung nötig sein? So lässt sich eine Schicht noch anpassen, bevor aus einer Planungslücke eine hektische Suche nach Ersatz wird.

Arbeitszeiterfassung: Pflicht und praktischer Nutzen

In Deutschland besteht bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird. Nach Angaben des Bundesarbeitsministeriums sind dafür Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.

Nachvollziehbare Aufzeichnungen helfen auch im Alltag. Fragt ein Beschäftigter nach seinen Stunden oder möchte eine Führungskraft eine Überstundenbuchung prüfen, sind die Informationen leichter zu finden und zu erklären.

Kosten sichtbar machen

Wie viele Überstunden, Korrekturen und kurzfristige Vertretungen gab es im letzten Monat? Wie viel Zeit kostete die Lohnabrechnung? Diese Zahlen zeigen, was fehlende Übersicht bei der Zeiterfassung im KMU kostet.

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