Zeiterfassung prüfen: Drei Checks, um früh gegenzusteuern

Überstunden, vergessene Stempelungen und unvollständige Aufzeichnungen fallen meist erst auf, wenn sie schon zum Problem geworden sind. Wer die Zeiterfassung jede Woche in drei kurzen Checks prüft, montags, mittwochs und freitags, erkennt solche Probleme, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Probleme in der Zeiterfassung sind oft am Anfang klein und später schwer zu entwirren. Überstunden sammeln sich zum Beispiel Minute für Minute an. Eine vergessene Stempelung lässt sich in derselben Woche leicht korrigieren, einen Monat später aber kaum noch rekonstruieren. Unvollständige Aufzeichnungen zeigen sich meist erst, wenn jemand sie braucht.

Dafür eignen sich drei kurze Checks, die jeweils eine eigene Aufgabe haben und an unterschiedlichen Tagen der Woche stattfinden. Am Montag stellen Sie sicher, dass der Plan zur Realität passt, bevor die Woche beginnt. Am Mittwoch erkennen Sie Überstunden und Verspätungen, solange sie sich noch aufbauen. Beides sind kurze Zwischenchecks, die zum Beispiel jeweils fünf Minuten dauern. Am Freitag folgt die wöchentliche Prüfung, mit der Sie die Woche abschließen, solange die Details noch frisch sind. Weil jeder Check kurz und an einen festen Tag gebunden ist, wird die wöchentliche Prüfung der Zeiterfassung zur Gewohnheit.

Montag: Dienstplan prüfen

Der Wochenstart ist der richtige Moment, um zu prüfen, ob alle eingeplant sind, die arbeiten sollen, und ob der Dienstplan der Woche der Realität entspricht.

• Prüfen, ob alle Schichten der Woche geplant und zugewiesen sind

• Kontrollieren, ob genehmigte Abwesenheiten im Dienstplan berücksichtigt sind

• Offene Schichten und Lücken markieren, bevor die Woche beginnt

• Nachsehen, ob Korrekturen aus der Vorwoche noch offen sind

Mit einem klaren Überblick geht dieser Check schnell und zeigt Ihnen, wo die Woche steht, bevor sie beginnt. Sind Korrekturen aus der Vorwoche noch offen, bitten Sie die betroffenen Mitarbeitenden, sie zu erledigen. Sie wissen am besten, was tatsächlich passiert ist, und liegen mit der Korrektur deshalb eher richtig.

Mittwoch: Überstunden und Verspätungen

Mitte der Woche werden kleine Probleme sichtbar: Mitarbeitende, die ihr Wochenpensum fast erreicht haben, ein Muster von Verspätungen, das noch niemandem aufgefallen ist, Überstunden, die sich ohne Genehmigung aufbauen.

• Bisher erfasste Stunden mit den geplanten Stunden abgleichen

• Auf deutliche Abweichungen vom Plan achten, zum Beispiel auf jemanden, der an den bisherigen Tagen mehr als zwei Stunden mehr gearbeitet hat als geplant

• Einstempelzeiten mit den geplanten Startzeiten vergleichen, um Verspätungen zu erkennen

• Fehlende Stempelungen oder unkorrigierte Einträge vom Wochenbeginn markieren

Der Check in der Wochenmitte ist das Zeitfenster zum Eingreifen. Geleistete Überstunden lassen sich nicht rückgängig machen, deshalb ist der Mittwoch der Moment, um die restliche Woche anzupassen. Bauen sich Überstunden ohne Genehmigung auf, sprechen Sie die Person an, sobald der Check es zeigt, und vereinbaren Sie, wie die restliche Woche aussieht.

Freitag: Stunden und Korrekturen prüfen

Zum Wochenabschluss kontrollieren Sie, ob die Arbeitszeiten der Woche vollständig sind und keine Korrektur mehr aussteht. Das ist die wöchentliche Prüfung. Der Freitag dient hier als Beispiel: Arbeitet Ihr Team am Wochenende, legen Sie die Prüfung auf den letzten Tag Ihrer Arbeitswoche.

• Sicherstellen, dass alle Stunden der Woche erfasst und vollständig sind

• Offene Korrekturanfragen von Mitarbeitenden prüfen

• Festhalten, was in die Planung der nächsten Woche einfließen soll, etwa ein Abwesenheitsmuster

Taucht dasselbe Abwesenheitsmuster über zwei oder drei Wochen immer wieder auf, sprechen Sie mit der Person, um zu verstehen, was dahintersteckt. Jede Korrektur, die Sie am Freitag klären, müssen Sie später nicht mehr rekonstruieren, und der Montag startet mit vollständigen Daten.

So bleiben Sie dran

Damit Sie die Zeiterfassung jede Woche tatsächlich prüfen, verknüpfen Sie jeden Check am besten mit etwas, das ohnehin in Ihrer Woche stattfindet. Ein festes Teammeeting am Montagmorgen bietet sich für den ersten Check an, und wenn die Freitagnachmittage ruhig sind, eignen sie sich für den letzten. Tragen Sie alle drei Checks als wiederkehrende Termine in Ihren Kalender ein, damit Sie nicht daran denken müssen.

Die Routine bleibt nur dann schnell, wenn die Daten leicht zugänglich sind. Müssen Sie die Stunden der Woche erst aus Tabellen, Stundenzetteln auf Papier und Nachrichten zusammensuchen, kann das länger dauern als die Prüfung selbst. Welche Daten Sie sich dafür ansehen sollten und warum, erklärt unser Artikel über bessere Entscheidungen bei Personaleinsatz, Arbeitszeiten und Überstunden.

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