Gagner du temps sur la gestion des heures de travail en trois étapes simples

Si vous avez parfois l’impression que la journée ne compte pas assez d’heures, vous n’êtes pas seule ou seul. Des recherches britanniques montrent que de nombreuses petites entreprises souhaiteraient disposer de quatre heures supplémentaires par jour pour gérer leur administration. La gestion du temps et de la présence y occupe une place essentielle. La planification, le suivi des heures travaillées, les feuilles de temps, les validations de congés et les corrections prennent chaque semaine de nombreuses heures aux propriétaires et aux services des ressources humaines. Cet article explique comment réduire ce temps et retrouver votre concentration.

L’administration est l’une des principales sources de perte de temps dans presque toutes les organisations. Une étude menée auprès des petites et moyennes entreprises par la banque publique allemande KfW indique que sept pour cent de leur temps de travail est consacré à des processus administratifs. Cela représente en moyenne 32 heures par mois uniquement pour répondre aux obligations légales.

Comment l’administration détourne votre attention de votre activité

Les conséquences vont bien au delà de la simple gêne. Chaque correction d’une feuille de temps ou d’un solde de congés prend du temps qui pourrait être consacré aux clients, aux ventes et au soutien des équipes. Pour les ressources humaines, des erreurs répétées signifient davantage de questions, davantage de courriels et un risque plus élevé de litiges concernant la rémunération ou les heures travaillées. Avec le temps, les coûts augmentent et la confiance dans la gestion du temps de travail diminue.

Dans de nombreuses petites entreprises, la gestion du temps et de la présence ne fait partie du rôle principal de personne. Les dirigeants jonglent entre croissance, trésorerie et clients. Les ressources humaines gèrent le recrutement, la paie et les questions quotidiennes des employés. Le suivi du temps se retrouve dispersé entre feuilles de calcul, documents papier et messages. Cela devient fragile à mesure que les équipes grandissent. Comment améliorer cette situation ?

Trois étapes simples pour réduire la gestion administrative du temps et de la présence

1. Simplifier

Créez une méthode claire pour enregistrer le temps. Définissez la manière d’utiliser la pointeuse, la façon d’enregistrer les pauses et de demander des absences. Rédigez ces consignes dans un langage simple et partagez les avec toutes les équipes. Un processus simple et cohérent fonctionne mieux qu’un processus sophistiqué que personne ne suit.

2. Se concentrer

Maintenez un niveau de contrôle élevé avec un effort limité. Déterminez quels enregistrements nécessitent le plus de corrections et lesquels ont les conséquences les plus importantes en cas d’erreur. Pour certaines entreprises, il peut s’agir des heures supplémentaires ou des horaires de fin de semaine. Pour d’autres, des demandes d’absence. Ce sont ces enregistrements qui méritent une attention renforcée. Cette approche fait gagner un temps précieux. Prévoyez un moment hebdomadaire où les responsables valident les heures avant qu’elles n’arrivent aux ressources humaines ou à la paie.

3. Standardiser

Veillez à ce que les informations soient toujours complètes. Cela semble évident, mais de nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes informelles pour les changements de planning ou les demandes d’absence, comme des notes ou des messages verbaux. Évitez cela et orientez systématiquement vers les modèles standard. Définissez également un moment limite avant la paie. Vous disposez ainsi de suffisamment de temps pour vérifier les informations manquantes ou les données inhabituelles, ce qui évite les corrections de dernière minute.

Transformer les données de temps en décisions plus éclairées

Une fois les données de temps et de présence fiables, elles deviennent un véritable outil de gestion. Les dirigeants voient où les heures supplémentaires augmentent et où les effectifs doivent être ajustés. Les ressources humaines détectent des tendances dans les absences, comprennent les périodes de forte activité et soutiennent les responsables avec des faits.

L’idée est simple. Créez une méthode claire et équitable pour enregistrer le temps. Gardez des données propres et vérifiez les points clés. Vous gagnerez ainsi des heures chaque mois et renforcerez la confiance des employés dans la manière dont leur temps est géré.

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