Période de Noël : que décider en premier ?

Planifier la période de Noël, c’est adapter votre équipe à un pic d’activité qui revient chaque année. Dans les semaines qui précèdent Noël, le nombre de changements à coordonner augmente très vite. Quand ils sont décidés par différents canaux ou ne sont pas notés, ils peuvent créer des manques d’effectifs et laisser des heures que vous ne pourrez plus justifier après coup. Comme ce pic est prévisible, quelques décisions prises tôt le rendent plus facile à gérer. Certaines portent sur l’endroit où les changements sont notés et sur la personne qui peut valider les heures supplémentaires. Cet article explique ce qui peut mal tourner dans la gestion du personnel à Noël et ce qu’il vaut mieux décider avant le début du pic.

Planifier la période de Noël demande de s’y prendre tôt, car le nombre de changements à gérer croît vite dans un mois chargé. Pris isolément, chaque changement est généralement simple à régler. Mais quand beaucoup arrivent en même temps et que le planning manque de visibilité, la gestion du personnel à Noël devient une improvisation quotidienne.

Trois points faibles en période de Noël

Des changements décidés par différents canaux. Les congés sont validés par e-mail et un échange de service s’arrange dans une discussion de groupe. Chaque décision paraît logique à part. Ce n’est qu’en les mettant côte à côte que l’on s’aperçoit que trop de personnes sont absentes la même semaine et que personne ne peut assurer le remplacement.

Les saisonniers n’apparaissent pas dans le système. Ils commencent un jeudi, mais leur planning et leur mode de pointage ne sont pas encore configurés. Leurs premières heures se retrouvent sur un bout de papier ou dans la mémoire de quelqu’un, puis sont saisies plus tard.

Des heures supplémentaires convenues à l’oral. À la fin d’un service chargé, il est facile de répondre oui à « Tu peux rester une heure de plus ? ». Si personne ne le note, vous découvrez ensuite combien d’heures ont été faites et qui les a autorisées.

Ce que Noël révèle de votre organisation

Certains de ces points faibles existaient bien avant Noël. Dans un mois calme, une ou deux personnes gardent le planning en tête et les validations se font au fil de l’eau, parce que rien n’a besoin d’être formalisé. Un mois chargé ne laisse pas de place à cela.

La période de Noël est aussi utile une fois passée. Si les heures ont été enregistrées, vous voyez combien d’heures supplémentaires ont été faites et quels jours l’effectif était trop juste, et vous pouvez en tirer parti pour planifier l’an prochain. Sinon, vous planifiez à nouveau de mémoire.

Ce qu’il faut fixer en amont

Un seul endroit pour les changements. Décidez où les changements, comme les échanges de service ou les services supplémentaires, sont enregistrés, pour tout voir d’un coup d’œil. La personne qui valide un échange met à jour le planning le jour même, afin qu’il montre qui travaille réellement. Un calendrier partagé convient aussi bien que votre logiciel de suivi du temps de travail, à condition que tout le monde utilise le même outil.

Comment les saisonniers pointent dès leur première prise de poste. Créez dans le système, avant leur arrivée, tous ceux qui rejoignent l’équipe pour Noël, qu’ils restent quelques semaines ou plus longtemps, pour que leur première prise de poste soit enregistrée comme celle des autres. Pour ceux qui restent, notre article sur l’intégration des nouveaux salariés au suivi du temps de travail détaille les premières semaines.

Qui peut valider les heures supplémentaires. Définissez qui peut autoriser les heures supplémentaires, par exemple le chef d’équipe ou le responsable du jour, et où elles sont notées, pour qu’un simple « Tu peux rester une heure de plus ? » laisse une trace. En suivant les heures supplémentaires, vous voyez aussi si ce sont toujours les mêmes personnes qui dépannent.

En savoir plus

TimeMoto Cloud est centré sur le suivi du temps de travail, et sa section Planning réunit plannings et heures enregistrées au même endroit. Le forfait Plus ajoute un calendrier des activités et des absences des salariés, ainsi que des demandes en attente que les responsables valident ou refusent. Les nouveaux salariés peuvent être créés avant leur premier jour, pour que leurs heures soient enregistrées dès le départ. Vous pouvez essayer le forfait Plus gratuitement pendant 30 jours.