Gestion du temps en Self Service : permettez à votre équipe de gérer ses propres heures

Quelques minutes pour corriger une entrée manquante, quelques autres pour répondre à des questions sur le solde de congés puis une demi heure pour réorganiser les plannings. L’administration du temps et de la présence semble rarement urgente, mais elle est toujours là et grignote la journée. Le bon Self Service peut vous rendre une grande partie de ce temps. Si les collaborateurs peuvent voir leurs heures et demander eux mêmes leurs absences, les dirigeants et les RH passent moins de temps sur les questions et corrections répétitives.

Dans cet article nous expliquons ce que nous entendons par Self Service pour la gestion du temps et pourquoi il est bénéfique pour votre entreprise et pour vos équipes ainsi que la manière de l’introduire tout en gardant le contrôle.

Pourquoi les collaborateurs veulent plus de contrôle

La majorité des personnes gèrent déjà leurs opérations bancaires, achats et déplacements depuis leur téléphone. Devoir ensuite demander aux RH des informations élémentaires sur leurs propres heures paraît inutilement lent. Donner accès aux données de temps renforce la confiance et le respect.

Concrètement cela signifie permettre aux collaborateurs de :

• Consulter leurs heures enregistrées et leurs heures supplémentaires

• Vérifier leurs soldes de congés

• Soumettre des demandes d’absence

• Consulter leurs prochains plannings

Lorsque les personnes voient comment leur temps est enregistré, elles sont moins susceptibles de soupçonner des erreurs ou un manque d’équité. La transparence crée la confiance et réduit les tensions.

Comment le Self Service réduit les tâches pour les dirigeants et les RH

Pour les dirigeants et les RH l’avantage est évident. Moins de questions répétitives et moins d’entrées manuelles. Au lieu de saisir chaque demande de congé et de corriger chaque pointage manquant, les collaborateurs saisissent eux mêmes la plupart des informations.

Les responsables approuvent ou refusent ensuite les demandes en un seul endroit. Les RH interviennent uniquement lorsque la situation est exceptionnelle ou sensible. Cela signifie moins de temps consacré aux tâches répétitives et plus de temps disponible pour le travail RH qui compte vraiment.

Comment introduire le Self Service dans une petite entreprise

Vous n’avez pas besoin d’un grand service RH pour mettre en place le Self Service. Quelques décisions pratiques suffisent.

Décidez d’abord de ce que les collaborateurs peuvent faire eux mêmes. Par exemple pointer à l’entrée et à la sortie, demander des congés et consulter leurs soldes.

Ensuite définissez des règles claires pour les approbations et les délais avant la paie. Par exemple préciser que chaque demande doit être discutée par e mail avec le responsable avant d’être soumise. Communiquez ces règles clairement et appliquez les de manière cohérente afin que tout le monde comprenne le processus.

Enfin gardez une vue d’ensemble. Le Self Service ne signifie pas moins de contrôle. Avec des données complètes et à jour, les dirigeants et les RH voient les tendances plus rapidement dans les heures supplémentaires, les absences et les besoins en personnel.

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