Nuovi dipendenti: tre passi per la rilevazione delle presenze

In molte aziende è prassi consegnare ai nuovi dipendenti una guida il primo giorno. Un errore frequente è dare per scontato che venga letta per intero, compresa la sezione sulla rilevazione delle presenze. In pratica, accade di rado. Settimane dopo, quella stessa persona consegna ancora fogli ore incompleti, timbra in modo irregolare o continua a fare le stesse domande. Questo articolo le mostra in tre passi come migliorare il suo processo di onboarding per la rilevazione delle presenze.

Le abitudini nella rilevazione delle presenze si formano in fretta e, una volta consolidate, sono difficili da cambiare. Quando diventano automatiche, si radicano, ed è proprio per questo che le prime settimane sono così importanti.

Fare le cose per bene fin dall'inizio non è complicato. Richiede una breve introduzione strutturata il primo giorno, una verifica alla fine della prima settimana e un breve follow-up alla fine del primo mese.

Passo 1: una breve introduzione il primo giorno

L’obiettivo del primo giorno è guidare il nuovo dipendente passo dopo passo nel processo, così che possa applicarlo correttamente già dal primo turno.

Un'introduzione pratica il primo giorno comprende quattro punti:

Timbrare l'entrata e l'uscita. Mostri al nuovo dipendente come timbrerà d’ora in poi: con il rilevatore di presenze in sede, con l’app mobile o dal portale web. Gli faccia provare una volta, con lei al suo fianco. Una prima timbratura accompagnata vale più di qualsiasi istruzione scritta.

Come vengono registrate le pause. È qui che all’inizio si commettono più errori. Sia preciso: le pause vengono timbrate separatamente, dedotte automaticamente o non registrate affatto? Non dia per scontato che il dipendente lo scopra da solo.

Cosa fare se qualcosa va storto. Capiterà che qualcuno dimentichi di timbrare l’entrata o timbri l’uscita all’orario sbagliato. Spieghi esattamente cosa fare in quel caso, a chi rivolgersi ed entro quanto tempo. Un dipendente che conosce il processo di correzione lo utilizzerà. Chi non lo conosce ignorerà l’errore o si arrangerà a modo suo.

Dove trovare le regole scritte. Indichi direttamente dove si trova la policy sulla rilevazione delle presenze, ovunque sia archiviata. Non si limiti a dire che esiste.

Limiti l’introduzione a venti minuti al massimo. L’obiettivo è che il dipendente sappia con sicurezza cosa fare, non che conosca ogni dettaglio.

Passo 2: verifica dopo la prima settimana

La prima settimana è il momento migliore per individuare eventuali malintesi prima che diventino abitudini.

Alla fine della prima settimana lavorativa, verifichi le ore registrate del nuovo dipendente. Presti attenzione a tre aspetti:

• Tutte le voci sono presenti e complete?

• Le ore corrispondono all’orario pianificato?

• Ci sono segnali di un malinteso sul processo, come pause pranzo che mancano sistematicamente o timbrature molto anticipate o molto in ritardo senza spiegazione?

Se qualcosa non torna, lo affronti direttamente e senza ingigantire la situazione. Una correzione breve e pratica nella prima settimana è del tutto normale. La stessa conversazione alla sesta settimana equivale già a correggere un’abitudine consolidata.

Passo 3: follow-up dopo un mese

Dopo la prima settimana, la maggior parte dei nuovi dipendenti avrà trovato una propria routine. Vale la pena fare una breve verifica alla fine del primo mese.

Consulti i fogli ore del mese e cerchi le voci corrette più volte. Correzioni ricorrenti sullo stesso problema indicano che l’introduzione iniziale ha tralasciato qualcosa oppure che il dipendente ha un dubbio concreto che non ha ancora espresso.

Una conversazione di cinque minuti a quattro settimane dall’inizio, presentata come un normale follow-up e non come una correzione, chiarisce la maggior parte dei dubbi rimasti prima che si radichino.

Chiarire le aspettative fin dall’inizio

Due aspetti incidono in modo decisivo sulla rapidità con cui i nuovi dipendenti acquisiscono buone abitudini nella rilevazione delle presenze.

Il primo è spiegare il perché. I dipendenti che capiscono che registrare le ore con precisione incide sulle buste paga e sulla conformità normativa sono più attenti di chi si è sentito dire solo quale pulsante premere. Già nell’introduzione del primo giorno vale la pena dedicare una o due frasi all’utilità del processo.

Il secondo è la coerenza. Se il suo processo di rilevazione delle presenze viene presentato in modo diverso a seconda della persona, o se alcuni responsabili sono più severi di altri sulle correzioni, i nuovi dipendenti capiscono in fretta che quello che fanno conta poco. Il processo deve essere presentato sempre nello stesso modo, da chiunque si occupi dell’onboarding.

In TimeMoto Cloud è possibile impostare il profilo di ogni nuovo dipendente, con l’orario e il metodo di timbratura corretti, prima del suo primo giorno di lavoro. Il giorno dell’arrivo il profilo è già pronto e la rilevazione delle presenze parte dalla prima timbratura.

Provi TimeMoto

Con TimeMoto è semplice configurare correttamente i nuovi dipendenti fin dal primo giorno. Lo provi gratuitamente per 30 giorni e veda quanto più fluida può diventare la rilevazione delle presenze.