Rilevazione delle presenze ibrida: 3 scenari con rilevatore

La rilevazione delle presenze ibrida unisce un rilevatore di presenze in sede, un’app mobile e un browser, così i dipendenti possono registrare le proprie ore ovunque lavorino. Ufficio con smart working, negozio o magazzino con parte del team fuori sede, azienda con più sedi: ogni situazione mostra quando conviene un rilevatore di presenze in sede, l’app o il browser. Questo articolo spiega come configurare la sua soluzione con i nuovi rilevatori di presenze TimeMoto Series 4.

In molte aziende le persone lavorano in luoghi diversi durante la stessa settimana: martedì in ufficio, mercoledì a casa, venerdì da un cliente. La rilevazione delle presenze deve stare al passo. È qui che aiuta una rilevazione delle presenze ibrida.

Gli elementi di un sistema ibrido

Un sistema ibrido si compone di quattro elementi:

• Un rilevatore di presenze in sede. I dipendenti timbrano in entrata e in uscita sul posto di lavoro in pochi secondi, con un badge RFID o un PIN, su un rilevatore di presenze TimeMoto.

• L’app mobile e il browser. I dipendenti timbrano con l’app mobile TimeMoto o dal browser tramite TimeMoto Cloud, da casa, da un cliente o da qualsiasi altro luogo.

• Un unico registro. TimeMoto Cloud conserva turni, timbrature e report in un luogo sicuro.

• Una vista condivisa. Dipendenti e datori di lavoro vedono presenze, turni, report e richieste di assenza nell’app e nel browser.

Scenario 1: ufficio e smart working

Immagini un team che lavora in ufficio alcuni giorni a settimana e da casa gli altri giorni. Nei giorni in ufficio, un rilevatore di presenze TimeMoto Series 4 all’ingresso si occupa della timbratura: i dipendenti avvicinano il badge al lettore o inseriscono un PIN. Nei giorni di smart working timbrano con l’app o dal browser. Sia il rilevatore in sede sia l’app si collegano a TimeMoto Cloud, quindi tutte le timbrature finiscono nello stesso registro.

Il vantaggio: a fine settimana non deve più unire le ore in ufficio e quelle da remoto. Inoltre può vedere dove ha timbrato ciascuna persona, se la registrazione della posizione è attivata.

Scenario 2: negozio o magazzino con personale fuori sede

Pensi a un negozio o a un magazzino in cui la maggior parte del team lavora sul posto, mentre alcune persone consegnano, installano o visitano i clienti. Il team sul posto timbra al rilevatore all’ingresso, senza bisogno del telefono. Se la connessione si interrompe, il rilevatore Series 4 continua a salvare le timbrature in locale e le sincronizza automaticamente non appena la connessione torna. Chi è fuori sede usa l’app, e si possono impostare restrizioni basate sulla posizione (geofencing).

Il vantaggio: le ore di tutti finiscono in un unico registro, che si timbri all’ingresso o fuori sede, e le timbrature dall’app sono più affidabili.

Scenario 3: più sedi

Immagini ora un’azienda con un negozio in una città, un magazzino in un’altra e un ufficio altrove. Ogni sede ha il proprio rilevatore di presenze TimeMoto Series 4, tutti collegati allo stesso TimeMoto Cloud, e i dipendenti che si spostano tra le sedi possono usare l’app. Possono anche timbrare e consultare le proprie ore dal browser. Quando apre una nuova sede, aggiunge un rilevatore di presenze e i relativi utenti.

Il vantaggio: una visione d’insieme di tutte le sedi, lo stesso modo di timbrare ovunque e spazio per crescere, perché una nuova sede si aggiunge allo stesso sistema.

Tre scelte di base all’avvio

Qualunque sia lo scenario più simile al suo, dovrà fare tre scelte.

Quale rilevatore di presenze? Il TM—414 funziona con badge RFID o PIN, mentre il TM—424 aggiunge l’autenticazione tramite impronta digitale come opzione, dove l’uso della biometria è appropriato e consentito. Le norme sull’autenticazione biometrica variano da Paese a Paese, quindi verifichi cosa vale per la sua azienda. Entrambi supportano fino a 1.000 dipendenti e continuano a registrare anche quando la rete non funziona. La nostra guida alla scelta del rilevatore di presenze giusto la aiuta a decidere.

Quale piano Cloud? Entrambi i rilevatori richiedono un piano TimeMoto Cloud. Timbrare in entrata e in uscita funziona con tutti i piani Cloud, e la pianificazione dei turni è inclusa nei piani Essential e Plus. Richieste di assenza e geofencing sono disponibili nel piano Plus. Il geofencing vale per la timbratura tramite app mobile. Confronti tutti i piani Cloud nella pagina «Piani Cloud».

Quanti rilevatori di presenze? Un rilevatore all’ingresso di ogni sede è un buon punto di partenza, e tutti i piani Cloud supportano un numero illimitato di rilevatori. Sfogli i rilevatori e gli accessori nel negozio TimeMoto.

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