Come risparmiare tempo nella gestione delle ore dei dipendenti in tre semplici passaggi

Se ha mai la sensazione che la giornata non abbia abbastanza ore, non è la sola persona. Ricerche britanniche mostrano che molte piccole imprese vorrebbero quattro ore di lavoro aggiuntive ogni giorno solo per completare le attività amministrative. La gestione del tempo e delle presenze è al centro di questo problema. Pianificazioni, controllo delle ore lavorate, fogli presenze, approvazioni delle ferie e correzioni richiedono ogni settimana molte ore ai titolari e al personale delle risorse umane. In questo articolo spieghiamo come ridurre questo impegno e recuperare concentrazione.

L’amministrazione è una delle principali cause di perdita di tempo in quasi tutte le organizzazioni. Una ricerca della banca pubblica tedesca KfW sulle piccole e medie imprese mostra che il sette per cento del loro tempo lavorativo è assorbito da processi amministrativi. Si tratta in media di 32 ore al mese dedicate solo al rispetto degli obblighi di legge.

Come l’amministrazione distoglie l’attenzione dal suo business

Le conseguenze vanno oltre il semplice disagio. Ogni correzione di un foglio presenze o di un saldo ferie sottrae tempo a clienti, vendite e supporto del personale. Per le risorse umane, gli errori ricorrenti significano più richieste, più email e un rischio maggiore di controversie riguardanti retribuzione o ore lavorate. Con il tempo, questo non solo aumenta i costi ma indebolisce anche la fiducia nella gestione delle ore lavorative.

In molte piccole imprese la gestione del tempo e delle presenze non è la responsabilità principale di nessuno. I titolari si occupano di crescita, flussi di cassa e clienti. Le risorse umane seguono selezione, paghe e domande quotidiane dei dipendenti. La rilevazione del tempo si disperde tra fogli di calcolo, carta e messaggi, diventando fragile con la crescita del team. Come migliorare questa situazione?

Tre passaggi chiari per ridurre la gestione amministrativa del tempo e delle presenze

1. Semplificare

Definisca un metodo chiaro per registrare il tempo. Stabilisce come usare il rilevatore di presenze, come registrare le pause e come richiedere le assenze. Scriva queste regole in modo semplice e le condivida con tutti. Un processo semplice e coerente funziona meglio di uno complesso che pochi seguono.

2. Concentrarsi

Mantenga un controllo elevato con uno sforzo minimo. Identifichi quali registrazioni richiedono più correzioni e quali comportano le conseguenze più importanti in caso di errore. Per alcune imprese questo significa concentrarsi sulle ore straordinarie o sui turni irregolari del fine settimana. Per altre riguarda le richieste di assenza. Questi sono i dati da controllare con maggiore attenzione. Questo approccio fa risparmiare tempo prezioso. Stabilisce un momento settimanale in cui i responsabili approvano le ore prima che arrivino alle risorse umane o alla paghe.

3. Standardizzare

Garantisca che le informazioni siano sempre complete. Può sembrare ovvio ma in molte imprese esistono ancora procedure informali per cambi turno o richieste di assenza, come note o comunicazioni verbali. Eviti ciò e rimandi sempre ai modelli standard. Definisca inoltre un limite temporale prima delle paghe. In questo modo rimane il tempo per un controllo periodico di eventuali lacune o anomalie evitando correzioni affrettate a fine mese.

Trasformare i dati del tempo in decisioni migliori

Una volta che i dati su tempo e presenze sono affidabili diventano uno strumento di gestione utile. I titolari vedono dove aumentano le ore straordinarie e dove è necessario adeguare l’organico. Le risorse umane individuano modelli di assenza, comprendono i momenti critici e supportano i responsabili con dati concreti.

L’idea è semplice. Crei un metodo chiaro e corretto per registrare il tempo. Mantenga i dati puliti e controlli gli elementi importanti. Così risparmierà ore ogni mese e offrirà ai dipendenti maggiore fiducia nella gestione del loro tempo.

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