Self Service per la rilevazione delle presenze: lasci che il suo team gestisca le proprie ore

Qualche minuto per correggere un ingresso non registrato, altri per rispondere alle domande sul saldo ferie e poi mezz’ora per riorganizzare i turni. La gestione del tempo e delle presenze raramente sembra urgente, ma è sempre presente e occupa parte della giornata. Il Self Service giusto può restituire molto di quel tempo. Se le persone possono vedere le proprie ore e inoltrare le richieste di assenza, i titolari e le risorse umane dedicano meno tempo a domande e correzioni ripetitive.

In questo articolo descriviamo cosa intendiamo per Self Service nella gestione del tempo e perché è utile sia per l’azienda sia per il team, oltre a come introdurlo senza perdere il controllo.

Perché le persone desiderano più controllo sulle proprie ore

La maggior parte delle persone gestisce già operazioni bancarie, acquisti e viaggi dallo smartphone. Quando devono rivolgersi alle risorse umane per ottenere informazioni di base sulle proprie ore lavorative, il processo sembra inutilmente lento. Fornire alle persone l’accesso ai propri dati orari trasmette fiducia e rispetto.

In pratica questo significa permettere ai dipendenti di:

• Vedere le proprie ore registrate e gli straordinari

• Verificare il saldo ferie

• Inviare richieste di assenza

• Consultare i turni futuri

Quando le persone vedono come viene registrato il loro tempo, è meno probabile che sospettino errori o trattamenti ingiusti. La trasparenza crea fiducia e riduce le frizioni.

Come il Self Service riduce le attività amministrative per titolari e HR

Per titolari e HR il vantaggio è evidente. Meno domande ripetitive e meno inserimenti manuali. Invece di digitare ogni richiesta di ferie e correggere ogni ingresso mancante, i dipendenti inseriscono la maggior parte delle informazioni.

I responsabili approvano o rifiutano le richieste in un unico punto. Le risorse umane intervengono solo quando qualcosa è insolito o sensibile. Il risultato è meno tempo speso in attività ripetitive e più tempo disponibile per un vero lavoro HR, come supportare responsabili e dipendenti.

Come introdurre il Self Service in una piccola azienda

Non serve un grande reparto HR per far funzionare il Self Service. Bastano alcune decisioni pratiche.

Per prima cosa decida che cosa possono fare i dipendenti autonomamente. Ad esempio timbrare entrata e uscita, richiedere permessi e consultare i propri saldi.

Poi definisca regole chiare per approvazioni e scadenze prima dell’elaborazione stipendi. Ad esempio stabilire che ogni richiesta deve essere discussa per e mail con il proprio responsabile prima di essere inviata. Comunichi queste regole in modo chiaro e le applichi costantemente affinché tutti comprendano il processo.

Infine mantenga una visione d’insieme. Self Service non significa meno controllo. Con dati completi e aggiornati, titolari e HR possono identificare rapidamente tendenze legate a straordinari, assenze e copertura dei turni.

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