Registrazione dell'orario di lavoro in Belgio dal 2027: cosa sapere

Belgium is preparing a major update to its labour regulations
Il Belgio prevede di introdurre nel 2027 l'obbligo di registrazione dell'orario di lavoro. Anche se la normativa è ancora in fase di definizione, i datori di lavoro possono già verificare come rilevano le ore lavorate. Cosa è stato annunciato, quali sistemi potrebbero soddisfare i requisiti proposti e come può prepararsi la vostra azienda? Questi sette punti chiave spiegano cosa si sa finora e cosa resta ancora da confermare.

7 punti chiave sulla registrazione dell'orario di lavoro in Belgio

1. Tutto nasce da una sentenza europea. Nel 2019 una sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea ha chiarito che le norme sull'orario di lavoro funzionano solo se le ore vengono effettivamente misurate. Per questo molti Paesi dell'UE hanno iniziato a lavorare a nuove leggi. Il governo belga ha dato seguito a questo principio nell'accordo di bilancio di novembre 2025, annunciando un obbligo di registrazione dell'orario di lavoro valido per tutti, con introduzione prevista nel 2027 (annuncio in francese e in olandese). Tuttavia, la versione definitiva non è ancora stata pubblicata.

2. Si basa sulla normativa esistente. La normativa belga sull'orario di lavoro stabilisce già dei limiti per le ore di lavoro e i periodi di riposo. La trovate sul sito del governo federale in francese, olandese e tedesco. La registrazione obbligatoria dell'orario di lavoro riguarda il modo in cui le ore vengono registrate e dimostrate, non i limiti in sé.

3. Il sistema lo scegliete voi. Il disegno di legge propone di richiedere un sistema che registri quando e per quanto tempo ha lavorato ciascun dipendente, in modo oggettivo e affidabile. Non viene descritto come debba essere esattamente un sistema di questo tipo.

4. Cosa cercare in un sistema di registrazione dell'orario. Nella fase di preparazione, cercate un sistema che associ le registrazioni al dipendente corretto, renda tracciabili le correzioni e permetta ai dipendenti di consultare le proprie ore registrate. Sono funzionalità pratiche da valutare in attesa che le regole sulla registrazione dell'orario di lavoro in Belgio vengano stabilite in via definitiva.

5. La sola pianificazione non basta. Alcuni specialisti belgi di risorse umane e paghe ritengono che una pianificazione dei turni già esistente possa essere accettabile, purché ogni scostamento venga registrato con precisione. Limitarsi a copiare le ore pianificate non è sufficiente. In pratica, una pianificazione mostra ciò che era previsto, non ciò che è realmente accaduto: ritardi all'ingresso, ore di straordinario e pause saltate devono quindi essere individuati e corretti a mano. Registrare le ore effettive nel momento in cui vengono lavorate è più semplice, più preciso e molto più facile da dimostrare.

6. Il tempo registrato non è automaticamente orario di lavoro. Come sottolinea Deloitte, l'obbligo annunciato riguarda la registrazione delle ore, non la retribuzione di ogni minuto tra la timbratura in entrata e quella in uscita. Un dipendente che timbra un po' prima o si ferma a chiacchierare con un collega dopo il turno non ha automaticamente svolto straordinari. Ciò che conta come orario di lavoro dipende ancora dal diritto del lavoro, dai contratti e dalle regole proprie della vostra azienda o del vostro settore. Conviene quindi stabilire regole chiare per le pause, le timbrature anticipate e l'approvazione degli straordinari.

7. Serve un approccio più strutturato. Per molte aziende, la registrazione dell'orario di lavoro in Belgio significa sostituire il monitoraggio informale basato sulla fiducia con sistemi digitali di registrazione dell'orario che mostrano esattamente quando le persone hanno lavorato. Questo cambiamento porta vantaggi già di per sé: più visibilità, meno errori nelle buste paga e meno discussioni sulle ore lavorate. Un buon primo passo è capire quali gruppi di dipendenti hanno esigenze specifiche per la registrazione delle ore, come chi lavora da remoto, il personale sul campo o i dipendenti che operano presso i clienti.

Come TimeMoto vi aiuta a prepararvi

TimeMoto Cloud vi aiuta a costruire registrazioni dell'orario affidabili e a rispettare le norme sulla registrazione dell'orario di lavoro nei Paesi dell'UE che hanno aggiornato la propria legislazione dopo la sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del 2019. I dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita con un rilevatore di presenze in sede, con l'app mobile o con il servizio web. Ore lavorate, straordinari, assenze e ferie vengono registrati in un unico posto, così i report per le buste paga sono pronti quando ne avete bisogno.

Le correzioni sono altrettanto chiare: ogni modifica lascia una traccia, così potete sempre dimostrare cosa è stato modificato e da chi. Il risultato: meno amministrazione, meno errori, più controllo sui costi del lavoro e una panoramica affidabile dell'orario lavorato.

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Domande frequenti sulla registrazione dell'orario di lavoro in Belgio

In Belgio la registrazione dell'orario di lavoro è obbligatoria dal 2027?

Nell'accordo di bilancio di novembre 2025, il governo belga ha annunciato un obbligo di registrazione dell'orario di lavoro generalizzato dal 2027 (annuncio in francese e in olandese). A novembre 2026 la normativa definitiva non è ancora stata pubblicata e le tempistiche potrebbero cambiare. La direzione generale è comunque chiara: il Belgio vuole che ogni datore di lavoro registri l'orario di lavoro dei propri dipendenti.

Qual è la nuova legge belga sulla registrazione dell'orario di lavoro?

Nel proprio accordo di bilancio del 2025 il governo belga ha annunciato che dal 2027 i datori di lavoro dovranno registrare l'orario di lavoro. L'ambito di applicazione delle norme è ancora in discussione. Nell'UE vige l'obbligo generale per i datori di lavoro di registrare l'orario di lavoro, in seguito a una sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del 2019. Guardando agli altri Paesi dell'UE, in genere si vede che le registrazioni devono essere oggettive, affidabili e accessibili sia ai dipendenti sia agli ispettori del lavoro.

Quali aziende devono registrare l'orario di lavoro in Belgio?

L'annuncio sulla registrazione obbligatoria dell'orario di lavoro in Belgio non menziona alcuna esenzione. Poiché le norme sono ancora in discussione, per ora non c'è nulla di ufficiale. Nel loro parere le parti sociali (organizzazioni dei lavoratori e dei datori di lavoro) non sono ancora del tutto allineate. Anche se si è discusso di esenzioni, l'ambito di applicazione completo della nuova legge resta ancora da definire.

I datori di lavoro in Belgio hanno bisogno di un sistema di registrazione dell'orario?

La normativa belga sull'orario di lavoro stabilisce già dei limiti per le ore di lavoro e i periodi di riposo. I datori di lavoro hanno bisogno di un sistema che registri l'orario di lavoro in modo oggettivo e affidabile. Con l'obbligo annunciato, questo diventa ancora più importante.

In Belgio è obbligatorio un rilevatore di presenze in sede?

Il Belgio non prescrive un sistema specifico. L'annuncio del 2025 parla soltanto di una soluzione «semplice e flessibile». Un rilevatore di presenze in sede, un'app mobile e uno strumento web possono funzionare tutti, purché le registrazioni siano oggettive, affidabili e accessibili. Molte aziende li combinano, ad esempio un rilevatore di presenze in sede e un'app per il personale da remoto.

Come devono registrare l'orario di lavoro le aziende in Belgio?

In generale si consiglia di usare un sistema che registri le ore effettivamente lavorate, che non consenta modifiche senza lasciare traccia e che sia aperto ai controlli. Lavorare sulla base di una pianificazione potrebbe essere consentito dalle norme sulla registrazione obbligatoria dell'orario di lavoro, non ancora pubblicate, ma in pratica questo funziona solo se ogni scostamento viene registrato con precisione. Limitarsi a copiare le ore pianificate non basta. Registrare le ore effettive con un sistema dedicato è il modo più affidabile per soddisfare i requisiti.

Quali sono i rischi di non registrare l'orario di lavoro in Belgio?

I datori di lavoro che non registrano l'orario di lavoro rischiano sanzioni una volta introdotte le nuove norme. Già oggi si trovano in una posizione più debole nelle controversie di lavoro, perché le ore lavorate sono difficili da dimostrare senza registrazioni affidabili.

La legge belga sulla registrazione dell'orario di lavoro si applica a chi lavora da remoto?

Le parti sociali hanno inviato al governo belga un parere che prevede alcune esenzioni, tra cui il personale itinerante e chi lavora da remoto, ma l'ambito di applicazione della legge resta da definire.

Quando devono prepararsi le aziende in Belgio alla registrazione obbligatoria dell'orario di lavoro?

Anche se la registrazione obbligatoria dell'orario di lavoro non è ancora stata introdotta ufficialmente, ora è il momento giusto per prepararsi. Scegliere un sistema, impostare i processi e formare i dipendenti richiede tempo: prima iniziate, meglio è.

In Belgio si può usare Excel per registrare l'orario di lavoro?

In teoria sì, se rispetta i requisiti di legge. In pratica i fogli di calcolo si modificano facilmente senza lasciare traccia, il che rende difficile dimostrare l'affidabilità delle vostre registrazioni.

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