So verhindern Sie Zeitbetrug ohne eine Kultur des Misstrauens zu schaffen

Zeitbetrug wirkt unangenehm, doch er ist vor allem ein praktisches Thema. Ein paar Minuten zusätzlich hier und da, ein Kollege, der für eine andere Person stempelt, eine lange Pause, die nie erfasst wird. Natürlich passieren ehrliche Fehler und keine dieser Handlungen wirkt für sich allein schwerwiegend. Trotzdem schmälern sie leise die Marge und sorgen für Spannungen rund um Lohn und Fairness. Wie gehen Sie dagegen vor?

Studien auf Grundlage von Zahlen der American Payroll Association zeigen, dass sich Zeitbetrug pro Mitarbeitendem auf mehrere Stunden pro Woche summieren kann. Für ein kleines Unternehmen bedeutet das schnell zusätzliche Lohnkosten in beträchtlicher Höhe. Geld, das besser in Wachstum, Gehälter oder neue Mitarbeitende geflossen wäre.

Wie Zeitbetrug in der Praxis aussieht

Zeitbetrug ist selten ein ausgeklügelter Betrug. Meist sind es kleine Gewohnheiten, die sich mit der Zeit aufsummieren.

• Für eine verspätete Person einstempeln

• Am Ende einer Schicht aufrunden

• Während einer verlängerten Pause weiter als anwesend gelten

Eine aktuelle Studie zum Verhalten am Arbeitsplatz zeigt, dass rund ein Viertel der Beschäftigten zugibt, ihre Stunden zu übermelden oder zu manipulieren. Die durchschnittlich gestohlene Zeit liegt bei etwa viereinhalb Stunden pro Woche. Das entspricht mehr als einer zusätzlichen Arbeitswoche pro Jahr.

Es gibt auch eine menschliche Komponente. Mitarbeitende, die korrekt arbeiten, fühlen sich schnell ausgenutzt, wenn andere die Regeln dehnen. Das Vertrauen in das System und in die Führung nimmt ab.

Beginnen Sie mit klaren und fairen Regeln

Die erste Abwehr ist Klarheit und nicht Kontrolle. Menschen testen ein System deutlich seltener, wenn sie die Regeln verstehen und das Gefühl haben, dass sie für alle gleichermaßen gelten.

Formulieren Sie alles in einfacher Sprache:

• Was als Arbeitszeit gilt und was nicht

• Wie und wann sich Mitarbeitende an und abmelden sollen

• Wie Pausen, Überstunden und flexible Arbeitszeiten erfasst werden

• Was passiert, wenn jemand die Regeln wiederholt verletzt

Achten Sie darauf, dass Führungskräfte diese Regeln in allen Teams einheitlich anwenden. Nichts untergräbt eine Richtlinie schneller als Ausnahmen oder Bevorzugungen.

Setzen Sie leichte Kontrollen ein, die dennoch schützen

Sobald die Regeln klar sind, können Sie einfache Kontrollen einführen, die das Unternehmen schützen, ohne Misstrauen zu erzeugen.

1. Geben Sie jeder Person eine eindeutige Identifikationsmöglichkeit mit persönlichem Ausweis oder besser mit Fingerabdruckerkennung und machen Sie deutlich, dass das Teilen von Zugangsdaten nicht akzeptabel ist

2. Bitten Sie Führungskräfte, die Arbeitsstunden zu prüfen und freizugeben, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen

3. Prüfen Sie Arbeitszeitdaten regelmäßig auf Auffälligkeiten wie häufige Verspätungen, die nie im Stundennachweis stehen, oder wiederholte Korrekturen für dieselbe Person

Fachartikel betonen, dass Zeitbetrug am wirksamsten verhindert wird, wenn vernünftige Kontrollen mit einer Kultur der Fairness verbunden werden. Reine Überwachung reicht nicht aus.

Sprechen Sie über Fairness und nicht über Misstrauen

Die Art und Weise, wie Sie diese Maßnahmen erklären, ist entscheidend. Stellen Sie genaue Zeiterfassung als Teil eines fairen Arbeitsplatzes dar, in dem alle gleichbehandelt werden und korrekt bezahlt werden. Erklären Sie, dass weniger Zeitbetrug dazu beiträgt, Arbeitsplätze zu sichern und das Unternehmen gesund zu halten.

Laden Sie zu Fragen und Rückmeldungen ein. Wenn Mitarbeitende verstehen, warum genaue Anwesenheitsdaten wichtig sind, unterstützen sie den Prozess eher und melden Unstimmigkeiten frühzeitig.

Kurz gesagt bringt eine gute Bekämpfung von Zeitbetrug drei Vorteile. Bessere Kontrolle der Lohnkosten, weniger unangenehme Gespräche über Stunden und Bezahlung und ein stärkeres Gefühl von Fairness im Team.

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TimeMoto Cloud unterstützt kleine Unternehmen bei der Reduzierung von Zeitbetrug. Mitarbeitende erhalten eine klare und einheitliche Möglichkeit, ihre Stunden zu erfassen. Führungskräfte und HR erhalten eine verlässliche Übersicht darüber, wer wann gearbeitet hat, sowie ein prüfbares Protokoll aller Korrekturen. Das bedeutet weniger Chancen für das Einstempeln durch Kolleginnen und Kollegen, weniger Streitfälle und mehr Sicherheit, dass die Lohnabrechnung auf korrekten Daten basiert. Testen Sie TimeMoto Cloud kostenlos unter www.timemoto.com/free-trial.