Migration vers TimeMoto Cloud 2 (TM2)

• Liste des utilisateurs (voir 1 dans l'image ci-dessous), y compris les paramètres de leurs profils ; dans TM2, les utilisateurs sont appelés employés.

• Départements (voir 2).

• Sites (voir 3).

• Projets (voir 4).

• Catégories de rémunération (voir 5) ; maintenant appelées modèles de paie dans TM2.

• Pointeuses (voir 6), qu'elles proviennent de la gamme TimeMoto ou d’un modèle Safescan TA-8000, y compris le nom de l'appareil, le numéro de série, le site attribué et la séquence de pointage configurée.

• Paramètres de notification (voir 7).

• Données de l'entreprise (voir 8), qui peuvent être examinées et modifiées lors de la migration si nécessaire.
  
  
  

  • Emplois du temps (emplois du temps et leur configuration correspondante) :

    
    
     

    • Paramètres de gestion des absences (uniquement licence Plus) :

     
    
    

    • Solde de vacances dans chaque profil d'utilisateur (licence Plus uniquement) :

      
      
      

      • Emplois du temps attribués au profil utilisateur à partir de la date de migration :
        

        
        

        • Absences et emplois du temps enregistrés dans le Planning à partir de la date de migration (uniquement licence Plus) :
          
          
          Par exemple, si la date de migration est le 01-09-2025, dans TM2, l'emploi du temps attribué à l'utilisateur et les absences enregistrées dans le Planning ne seront copiés (et affichés) qu'à partir de cette date, et non appliqués aux dates passées.
          

• Les actions de pointage ne migreront pas de TM1 vers TM2.

• Les actions de pointage déjà stockées sur votre ou vos horloges ne seront pas synchronisées (téléchargées) sur TM2 une fois connecté.

• Le solde des heures supplémentaires ne sera pas transféré et doit être saisi manuellement dans TM2 (uniquement avec la licence/le plan Plus).

• Les plannings attribués, ainsi que les plannings ou absences enregistrés dans Planning avant la date de migration, ne seront pas transférés.

Pour cette raison, il est essentiel que vous exportiez toutes les données nécessaires de votre compte TM1. La section suivante explique comment procéder et d'autres considérations clés.

Principalement de :

• Rapports > Rapport Journalier (en PDF ou Excel/CSV)

• Rapports > Événements (en Excel/CSV).

Si vous devez exporter les données de tous les utilisateurs dès le début (depuis l'enregistrement du compte), veuillez diviser les rapports de préférence en périodes ne dépassant pas trois mois chacune, bien que cela puisse varier en fonction du nombre d'utilisateurs et de la quantité de données à charger. Cela permet d'éviter une latence dans la génération de rapports.

Les rapports PDF pour de grandes plages de données peuvent prendre 1 à 2 minutes, tandis qu'Excel/CSV sont généralement plus rapides.

Tout d'abord, filtrez par Utilisateurs : Tous, puis sélectionnez une période (par exemple, jusqu'à trois mois) dans Période. Une fois les données du rapport chargées, cliquez sur l’icône Exporter pour générer le rapport dans l'un des formats disponibles.

Exemple tiré du Rapport journalier :

À partir des Rapports > Événements, il est également possible d'exporter des données pour les utilisateurs ayant l'état Inactif actuellement.

Tout d'abord, filtrez par Statut de l'utilisateur : Inactif, puis sélectionnez la période à exporter dans Période (en fonction du nombre d'utilisateurs inactifs, vous pouvez même filtrer toutes les périodes à la fois). Une fois les données du rapport chargées, cliquez sur l'icône Exporter pour générer le rapport au format Excel ou CSV.

Les Rapports Journaliers et les Événements incluent tous deux des actions de pointage, mais il existe d'autres types de rapports disponibles en fonction des données qui vous intéressent. Pour plus d'informations sur les différents types de rapports, veuillez consulter :

https://support.timemoto.com/en/articles/112

Après la date de migration, vous aurez accès à votre compte TM1 pour exporter toutes les données nécessaires.

 Le processus de migration est conçu pour être effectué par le client sans assistance.

La migration est divisée en deux parties :
Transfert de données de TM1 vers TM2 & Connexion de la ou des pointeuses à TM2.

Transfert de données de TM1 vers TM2 :
Les données qui migrent seront transférées à votre nouveau compte TM2 dès que cette partie sera terminée. 

• L'e-mail d'invitation à la migration (mise à jour) comprend un lien permettant de lancer le processus. Dans un premier temps, on vous demandera d'ouvrir un compte dans TM2 en utilisant la même adresse mail principale que votre compte TM1.

• Une fois que vous vous connectez à votre nouveau compte TM2, vous pouvez commencer le processus de migration, et le système vous guidera tout au long du processus.

Tout au long du processus :

• Vous pourrez consulter et modifier les informations de votre entreprise/organisation.

• Les détails de votre nouveau forfait, y compris la remise appliquée et les informations sur les prix, seront affichés. Vous aurez la possibilité de modifier votre plan si nécessaire.

• Vous allez configurer votre moyen de paiement préféré.

• Vous devrez programmer la connexion de votre ou vos horloges en sélectionnant la date et la plage de temps de votre choix. La date de connexion de l'horloge marque le début du fonctionnement complet dans TM2.

Par exemple, le transfert de données à lieu le 30-07-25, mais la connexion de l'horloge est prévue pour le 01-08-25 entre 12h00 et 6h00.

Veuillez programmer la connexion de la ou des pointeuses pour une date au plus tard une semaine après le transfert de données.

• Comme dernière étape, vous pouvez envoyer automatiquement des invitations à tous les employés en même temps (ceux qui ont attribué des e-mails dans TM1) pour activer leurs comptes TM2, ou vous pouvez choisir d'envoyer des invitations manuellement (un par un) après la migration. Cette invitation est nécessaire pour les employés qui ont eu accès à TM1 pour consulter leurs propres données (privilège : Utilisateur), administrer le système (privilège : Superviseur — appelé Manager dans TM2 — ou Manager — appelé Superviseur d'unité dans TM2), et/ou avoir l'autorisation de Pointage mobile, afin qu'ils puissent continuer à le faire dans TM2.

 Comme indiqué dans la section précédente, la migration est divisée en deux parties :

Transfert de données de TM1 vers TM2 & connexion de la ou des pointeuses à TM2.

Bien que vous ayez toujours accès à votre compte TM1 pour exporter les données nécessaires, veuillez noter qu'il y a quelques points importants à prendre en compte après le transfert des données et la connexion des pointeuses à TM2.

Une fois le transfert de données terminé :

• Toute modification ultérieure des données du profil de l'utilisateur (par exemple, le numéro RFID, le code PIN), les emplois du temps, la planification ou les absences (uniquement Plus), le solde de vacances (uniquement Plus) et tout autre paramètre de compte ne sera plus transférée à TM2. C'est pourquoi nous vous conseillons de programmer la connexion de la ou des pointeuses pour une date au plus tard une semaine après le transfert de données.

• Si vous le jugez nécessaire, vous pourrez toujours ajouter ou modifier des actions de pointage pour vous assurer que toutes les entrées et séquences sont exactes avant d'exporter vos rapports.

Après la connexion de la ou des pointeuses à TM2 :

• À cette date, le statut de votre compte TM1 passera à « migré » dans notre système. À partir de ce moment, l'accès sera en lecture seule, et aucune modification, y compris des actions de pointage, ne sera possible.

• Il ne sera plus possible de réinitialiser le mot de passe pour accéder à votre compte TM1. Assurez-vous de vérifier et d'enregistrer votre mot de passe avant que votre ou vos pointeuses ne se connectent à TM2.

• Les employés ne doivent plus se connecter à legacy.timemoto.com (TM1) ou utiliser l’application mobile TimeMoto TM1.

Les employés peuvent continuer à accéder à TM2 pour :

• Vérifier leurs données en mode lecture seule (privilège : Utilisateur),

• Gérer le système (privilège : Superviseur — appelé Manager dans TM2 — ou Manager — appelé Superviseur d'unité dans TM2),

• Pointer en ligne (via le navigateur Web d'un PC/tablette ou à l'aide de notre application mobile TimeMoto TM2).
  

Dans TM2 Plus, les employés disposant du privilège d'utilisateur peuvent également obtenir l'autorisation de consulter la planification des employés du même département, du même site ou même de tous les employés. De plus, les employés disposant des privilèges d'utilisateur et de superviseur d'unité peuvent demander des absences en ligne. 

L'accès dépend des autorisations dont disposaient les employés dans TM1 ou de toute modification ultérieure apportée dans TM2. Les niveaux d'accès possibles sont :

• Pas d'accès à la plateforme ou de pointage en ligne,

• Accès à la plateforme uniquement (consulter et/ou gérer les données en fonction des privilèges),

• Accès à la plateforme et au pointage en ligne.

Pour activer l'accès à TM2 :

• Inviter les employés à TM2 pendant (inviter tous) ou après la migration via la carte de chaque employé (voir image ci-dessous), le terme utilisé pour les profils d'utilisateurs dans TM2.

• Ils recevront un e-mail pour activer leur nouveau compte et définir un mot de passe de connexion. Ils ne doivent pas créer de compte eux-mêmes.

Une fois le compte de l'employé activé :

• Les employés peuvent se connecter à l'adresse suivante :  https://cloud-eu.timemoto.com

• S'ils y sont autorisés, ils peuvent pointer via un navigateur Web (PC/tablette) et/ou en utilisant l’application mobile TimeMoto TM2, disponible sur Google Play et l'App Store.

 Une nouvelle facture sera émise lors du transfert de données, initiant ainsi un nouveau cycle de facturation.

Exemple : Pour un plan annuel, si vous avez migré le 31-07-25, la période de facturation indiquera : « 31 juillet 2025 – 31 juillet 2026 ».

Une réduction à vie sera appliquée pour s'aligner sur le prix de votre ou vos licences TM1 actuelles (si vous conservez une licence annuelle et un plan équivalent avec le même nombre d'employés dans TM2).

Si votre licence TM1 n'est pas expirée et qu’il reste un ou plusieurs mois, un rabais au prorata sera appliqué à la facture initiale TM2.

Si vous modifiez votre forfait et/ou le nombre d'employés (également appelés utilisateurs) pendant ou après la migration, la remise maximale appliquée sera égale au montant de la remise d’origine, et non basée sur un pourcentage.

Si le prix du nouveau régime ou le nombre d'employés (utilisateurs) est inférieur à ce que vous payez actuellement en vertu des  conditions de TM1, la tarification de TM2 s'appliquera.

Exemple (en se référant aux deux derniers points) :

'' Remarque : les prix indiqués ne sont donnés qu'à titre d'exemple. Pour obtenir des informations officielles et actualisées sur les prix, veuillez consulter le site timemoto.com.''

Lors de la migration, vous devrez configurer votre mode de paiement préféré. Dans TM2, les seules méthodes disponibles sont :

• Carte de crédit

• SEPA Direct Debit

Le virement bancaire n'est pas disponible.