Drie stappen om nieuwe medewerkers in te werken in uw tijdregistratieproces

In veel bedrijven is het gebruikelijk om nieuwe medewerkers op hun eerste dag een personeelsgids mee te geven. Daarbij gaat men er dikwijls vanuit dat die volledig gelezen wordt, inclusief het gedeelte over tijdregistratie. In de praktijk is dat echter zelden het geval. Wat blijkt vaak: weken later dient de nieuwe medewerker nog steeds onvolledige urenstaten in, klokt inconsistent in of uit, of stelt steeds opnieuw dezelfde vragen. Dat kan beter! Dit artikel helpt u met drie stappen die u kunt gebruiken in uw onboardingproces.

Gewoontes rondom tijdregistratie vormen zich snel en blijken, eenmaal ingesleten, soms lastig te veranderen. Routines blijven hangen, en dat is precies waarom de eerste weken zo bepalend zijn voor een nieuwe collega.

Het vanaf het begin goed aanpakken hoeft niet veel tijd te kosten: een korte, gestructureerde introductie op de eerste dag, een check-in aan het einde van de eerste week en een korte opvolging aan het einde van de eerste maand.

Stap 1: een korte introductie op de eerste dag

Het doel op de eerste dag is de nieuwe medewerker door het proces te begeleiden, zodat hij of zij het vanaf de eerste dienst correct kan uitvoeren.

Een praktische introductie op de eerste dag behandelt deze vier punten:

In- en uitklokken. Laat de medewerker zien welke methode handig en gangbaar is, of dat nu een tijdregistratiesysteem op locatie is, een mobiele app of een webservice. Laat hem of haar een keer oefenen terwijl u meekijkt. Een eerste keer samen inklokken werkt beter dan welke schriftelijke instructie dan ook.

Hoe pauzes worden geregistreerd. Dit kan snel leiden tot fouten in het begin. Wees duidelijk: worden pauzes ingeklokt als aparte registraties, automatisch afgetrokken van de totale tijd of juisthelemaal niet vastgelegd? Ga er niet van uit dat de medewerker dit zelf uitzoekt.

Wat te doen als er iets misgaat. Het zal voorkomen dat iemand vergeet in te klokken of op het verkeerde moment uitklokt. Leg uit wat er in zo'n situatie gedaan moet worden, bij wie de medewerker terechtkan en hoe snel dit allemaal moet gebeuren. Een medewerker die het correctieproces kent, maakt er gebruik van. Wie dat niet weet, zal eerder geneigd zijn de fout te negeren of een informele oplossing te zoeken.

Waar de schriftelijke regels te vinden zijn. Verwijs de medewerker direct naar het tijdregistratiebeleid, waar dat ook opgeslagen is. Noem niet alleen dat het bestaat.

Bovenstaande instructie kan in minder dan twintig minuten. Het doel is dat de medewerker met zekerheid weet wat hij of zij moet doen. Op dit moment is dat belangrijker dan elk detail te behandelen.

Stap 2: check-in na de eerste week

De eerste week is dé periode om onjuist klokgedrag te signaleren voordat ze ingesleten gewoontes worden.

Controleer aan het einde van de eerste werkweek de geregistreerde uren van de nieuwe medewerker. Let daarbij op drie dingen:

• Zijn alle registraties aanwezig en compleet?

• Komen de uren overeen met de geplande uren?

• Zijn er patronen die op een misverstand wijzen, zoals structureel ontbrekende lunchpauzes of opvallend vroege of late registraties zonder uitleg?

Als er iets niet klopt, bespreek het dan direct en zonder er een groter probleem van te maken dan nodig. Praktische correcties in week één zijn heel normaal. Hetzelfde gesprek in week zes is al een correctie van een ingesleten gewoonte.

Stap 3: opvolging na een maand

Na de eerste week hebben de meeste nieuwe medewerkers een routine gevonden. Die routine vraagt om een korte controle aan het einde van de eerste maand.

Bekijk de urenstaten voor de maand en zoek naar data waar correcties op zijn geweest. Herhaaldelijke correcties op terugkerende momenten zijn een signaal dat er bij de introductie iets is gemist, of dat de medewerker met een vraag rondloopt heeft die nog niet gesteld is.

Een gesprekje van vijf minuten na vier weken, uitgelegd als een gewone check-in en niet als een controle, is vaak genoeg om overgebleven vragen te behandelen.

Stel juiste verwachtingen vanaf het begin

Twee dingen maken een praktisch verschil in hoe snel nieuwe medewerkers goede gewoontes ontwikkelen in hun urenregistratie.

Het eerste is uitleggen waarom. Medewerkers die begrijpen dat nauwkeurige urenregistraties gevolgen hebben voor de salarisverwerking en voldoen aan wetgeving, zijn doorgaans zorgvuldiger dan medewerkers die alleen te horen kregen op welke knop ze moeten drukken. Leg dus uit waarom proces belangrijk is, al tijdens de introductie op de eerste dag.

Het tweede is consistentie. Als het tijdregistratieproces per medewerker anders wordt uitgelegd, of als leidinggevenden niet allemaal even consequent zijn in corrigeren, krijgen nieuwe medewerkers al snel de indruk dat het er niet echt toe doet. Het proces moet elke keer op dezelfde manier worden geintroduceerd, ongeacht wie de onboarding verzorgt.

In TimeMoto Cloud kunnen nieuwe medewerkers al op hun eerste werkdag aan de slag met het juiste rooster en de juiste inklokmethode. Hun profiel staat klaar en de urenregistratie kan direct beginnen, vanaf de eerste keer inklokken.

Probeer het met TimeMoto

TimeMoto maakt het eenvoudig om nieuwe medewerkers vanaf dag één correct te laten in- en uitklokken. Probeer het 30 dagen gratis en ontdek hoe veel beter uw urenregistratie kan verlopen.