Wat gebrekkige tijdregistratie je bedrijf kost

Bij de kosten van tijdregistratie denk je misschien aan software. Maar wat kost het als je pas aan het eind van de maand ziet hoeveel overuren er zijn gemaakt? Als iemand een vergeten klokregistratie uit het geheugen moet aanvullen? Of als je op het laatste moment vervanging moet zoeken voor een dienst?

Het zijn kleine problemen die je meestal wel oplost. Alleen kosten ze samen meer tijd dan je denkt. Bovendien wordt het lastig om bij te sturen als je de informatie pas krijgt wanneer het werk al gedaan is. Eerder schreven we over waarom leidinggevenden vaak laat ontdekken wat er in hun team speelt. Wat kost die vertraging eigenlijk?

Overuren die pas achteraf opvallen

Als je extra uren pas bij de salarisverwerking ziet, kun je er weinig meer aan veranderen. Wil je overuren controleren, dan moet je in de loop van de week kunnen zien hoe ze oplopen. Zo kun je werk anders verdelen, een dienst aanpassen of op tijd extra hulp regelen.

Neem een team van twintig mensen waarin iedereen één betaald overuur per week maakt. Bij een uurloon van € 18 en een voor dit voorbeeld afgesproken toeslag van 25% kost dat € 450 per week. Over 52 weken is dat € 23.400, waarvan € 4.680 aan toeslagen.

Dat bedrag is geen schatting van wat je kunt besparen. Sommige overuren zijn nodig. Het rekenvoorbeeld laat zien waarom het verschil tussen geplande en onverwachte overuren de moeite waard is om bij te houden. 

Veel extra uren kunnen ook gevolgen hebben voor medewerkers. Eurofound beschrijft hoe regelmatig lange werktijden samenhangen met negatieve gevolgen voor gezondheid, welzijn en prestaties. Ook daarom wil je zien wanneer extra uren zich beginnen op te stapelen.

De tijd achter de salarisverwerking

Voordat de salarissen kunnen worden verwerkt, controleert iemand de uren, vraagt ontbrekende registraties na en verwerkt correcties, verzuim en verlof. In het mkb doen vaak verschillende mensen een deel van dat werk. Daardoor valt niet meteen op hoeveel tijd het in totaal kost.

Houd eens een maand bij hoeveel tijd er gaat zitten in het navragen en corrigeren van uren. Dat geeft je een beter beeld van de kosten van je huidige werkwijze dan een algemene schatting.

Correcties kosten meer dan een paar minuten

Een ontbrekende klokregistratie lijkt misschien zo opgelost. Maar als niemand meer precies weet hoe laat een dienst begon of eindigde, moet iemand het uitzoeken. Soms roept een correctie vervolgens weer vragen op bij de salarisverwerking of bij de medewerker.

Uit Europees onderzoek van Forvis Mazars blijkt dat bijna één op de drie ondervraagde organisaties fouten bij de salarisberekening meldt. Het onderzoek zegt niet hoeveel daarvan met tijdregistratie te maken hebben. Je kunt wel binnen je eigen bedrijf nagaan hoeveel tijd het kost om ontbrekende uren en salarisfouten uit te zoeken en te corrigeren.

Een rooster maken met de juiste informatie

Stel dat je het rooster voor zaterdag maakt. Drie teamleden zitten al bijna aan hun afgesproken overurengrens, maar dat zie je niet. Of je ontdekt pas dat een dienst onderbezet is wanneer een klant er iets van merkt. Dan moet je onder tijdsdruk een oplossing zoeken.

Met een actueel overzicht van de aanwezigheid zie je eerder wie er werkt, hoeveel uren er zijn geregistreerd en waar mogelijk vervanging nodig is. Dat geeft je tijd om het rooster aan te passen. 

Verplichte tijdregistratie

De Nederlandse Arbeidsinspectie geeft aan dat werkgevers een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden van hun medewerkers moeten bijhouden. Wie dat niet doet, riskeert een boete.

Goede registraties helpen ook bij alledaagse vragen. Als een medewerker wil weten hoe de uren zijn verwerkt, kun je dat makkelijker nagaan en uitleggen.

Kijk naar wat het je bedrijf kost

Hoeveel betaalde overuren waren er vorige maand? Hoe vaak moesten uren worden gecorrigeerd? En hoeveel tijd kostte het om de salarisverwerking rond te krijgen of op het laatste moment vervanging te regelen?

Tijdregistratie voor mkb-bedrijven begint met inzicht in die cijfers. Ze laten zien waar ontbrekende of late informatie je tijd en geld kost. TimeMoto Cloud brengt gewerkte uren en aanwezigheid samen in een actueel overzicht. Met rapporten en instelbare meldingen zie je eerder wat aandacht nodig heeft. Probeer TimeMoto Cloud 30 dagen gratis.