Migratie naar TimeMoto Cloud 2 (TM2)

• Gebruikers (zie 1 in de afbeelding hieronder), inclusief instellingen uit hun gebruikersprofielen; in TM2 worden gebruikers werknemers genoemd.
• Afdelingen (zie 2).
• Locaties (zie 3).
• Projecten (zie 4).
• Betalingsklassen(zie 5); nu Salarissjabloon genoemd in TM2.
• Apparaten (zie 6), zowel uit de TimeMoto-lijn als een Safescan TA-8000-model, inclusief apparaatnaam, serienummer, toegewezen locatie en geconfigureerde klokvolgorde.
• Meldingen (zie 7).
• Bedrijfsinstellingen (zie 8), die tijdens de migratie indien nodig kunnen worden bekeken en bewerkt

• Werkschema’s (roostersjablonen en de bijbehorende configuratie):

•    Absentiemanagement (alleen Plus-licentie):

•    Vakantiebalans in elk gebruikersprofiel (alleen Plus-licentie):

•   Werkschema’s toegewezen aan het gebruikersprofiel vanaf de migratiedatum:

• Afwezigheden en werkschema’s die vanaf de migratiedatum in de Planning zijn opgeslagen (alleen Plus-licentie):

Bijvoorbeeld, als de migratiedatum 01-09-2025 is, worden in TM2 het toegewezen rooster en de afwezigheden van de gebruiker die zijn opgeslagen in de Planning alleen vanaf die datum gekopieerd (en weergegeven) en niet toegepast op eerdere data.

•    Klokacties worden niet gemigreerd van TM1 naar TM2.
•    Al op uw tijdklok(ken) opgeslagen klokacties worden niet gesynchroniseerd (geüpload) naar TM2 zodra de verbinding tot stand is gebracht.
•    Overuren worden niet overgedragen en moeten handmatig worden ingevoerd in TM2 (alleen Plus-licentie/abonnement).
•    Toegewezen roosters en roosters of afwezigheden die vóór de migratiedatum in Planning zijn opgeslagen, worden niet overgedragen.

Om deze reden is het essentieel dat u alle benodigde gegevens uit uw TM1-account exporteert. In het volgende gedeelte wordt beschreven hoe u dit kunt doen en worden andere belangrijke overwegingen besproken.

In de eerste plaats afkomstig uit:

• Rapporten > Dagrapport (in PDF of Excel/CSV), of

• Rapporten > Klokacties (in Excel/CSV).

Als u gegevens voor alle gebruikers vanaf het begin (sinds de registratie van het account) moet exporteren, verdeel de rapporten dan bij voorkeur in periodes van maximaal drie maanden, hoewel dit kan variëren afhankelijk van het aantal gebruikers en de hoeveelheid gegevens die moet worden geladen. Dit helpt om vertraging bij het genereren van rapporten te voorkomen.

PDF-rapporten voor grote gegevensreeksen kunnen 1-2 minuten duren, terwijl Excel/CSV-rapporten meestal sneller zijn.

Eerst filtert u op Gebruikers: Alle, en vervolgens selecteert u een periode (bijvoorbeeld maximaal drie maanden) in Datumbereik. Zodra de rapportgegevens zijn geladen, klikt u op het pictogram Export om het rapport in een van de beschikbare indelingen te genereren.

Voorbeeld uit het Dagrapport:

Vanuit Rapporten > Klokacties is het ook mogelijk om gegevens te exporteren voor gebruikers met de huidige Gebruikersstatus Inactief.

Filter eerst op Gebruikersstatus: Inactief, en selecteer vervolgens de periode die u wilt exporteren in Datumbereik (afhankelijk van het aantal inactieve gebruikers kunt u zelfs alle periodes tegelijk filteren). Zodra de rapportgegevens zijn geladen, klikt u op het pictogram Export om het rapport in Excel- of CSV-formaat te genereren.

Zowel Dagrapporten als Klokacties bevatten klokacties, maar er zijn ook andere soorten rapporten beschikbaar, afhankelijk van de informatie waarin u geïnteresseerd bent. Voor meer informatie over de verschillende soorten rapporten, ga naar:

https://support.timemoto.com/en/articles/112

Na de migratiedatum behoudt u toegang tot uw TM1-account om eventuele openstaande gegevens te exporteren.

Het migratieproces is zo ontworpen dat het door de klant zonder hulp kan worden voltooid.

De migratie is verdeeld in twee delen:
Gegevensoverdracht van TM1 naar TM2 & Aansluiten van de tijdklok(ken) op TM2.

Gegevensoverdracht van TM1 naar TM2
De gegevens die worden gemigreerd, worden naar uw nieuwe TM2-account overgebracht zodra dit deel is voltooid.

• De uitnodigingsmail voor de migratie (update) bevat een link om het proces te starten. Als eerste stap wordt u gevraagd om een account aan te maken in TM2 met hetzelfde primaire e-mailadres als uw TM1-account.

• Zodra u bent ingelogd op uw nieuwe TM2-account, kunt u de migratie starten. Het systeem begeleidt u door het proces.

Gedurende het proces:

• Kunt u de gegevens van uw bedrijf/organisatie bekijken en bewerken.

• De details van uw nieuwe abonnement, inclusief de toegepaste korting en prijsinformatie, worden weergegeven. U kunt uw abonnement indien nodig wijzigen.

• U stelt uw gewenste betaalmethode in.

• U moet de aansluiting van uw tijdklok(ken) plannen door de gewenste datum en tijdsperiode te selecteren. De aansluitdatum van de tijdklok(ken) markeert het begin van de volledige werking in TM2.
  

Bijvoorbeeld: de gegevensoverdracht vindt plaats op 30-07-25, maar de verbinding met de tijdklok(ken) is gepland voor 01-08-25 tussen 12:00 uur 's nachts en 6:00 uur 's ochtends.

Plan de aansluiting van de tijdklok(ken) op een datum die niet later is dan een week na de gegevensoverdracht.

• Als laatste stap kunt u automatisch uitnodigingen naar alle medewerkers tegelijk sturen (degenen die een e-mailadres hebben opgegeven in TM1) om hun TM2-accounts te activeren, of u kunt ervoor kiezen om na de migratie handmatig (één voor één) uitnodigingen te versturen.
  Deze uitnodiging is vereist voor werknemers die toegang hadden tot TM1 om hun eigen gegevens te bekijken (privilege: Gebruiker), het systeem te beheren (privilege: Supervisor of Manager in TM2, afhankelijk van de toegekende rechten) en/of toestemming hebben om online in te klokken, zodat ze dit ook in TM2 kunnen blijven doen.

Zoals in het vorige hoofdstuk vermeld, bestaat de migratie uit twee delen:

Gegevensoverdracht van TM1 naar TM2 & verbinden van de tijdklok(ken) met TM2.

Hoewel u nog steeds toegang hebt tot uw TM1-account om de benodigde gegevens te exporteren, zijn er enkele belangrijke zaken waar u rekening mee moet houden, zowel na de gegevensoverdracht als nadat de tijdklokken zijn aangesloten op TM2.

Zodra de gegevensoverdracht is voltooid:

• Alle latere wijzigingen in gebruikersprofielgegevens (bijv. RFID-nummer, pincode), roostersjablonen, rooster- of afwezigheidsplanning (alleen Plus), vakantietegoed (alleen Plus) en andere accountinstellingen worden niet meer overgedragen naar TM2. Daarom raden we aan om de aansluiting van de tijdklok(ken) te plannen op een datum die niet later is dan een week na de gegevensoverdracht.

• Indien nodig kunt u nog steeds klokacties toevoegen of bewerken om ervoor te zorgen dat alle invoer en reeksen correct zijn voordat u uw rapporten exporteert.
  

Nadat de tijdklok(ken) is verbonden met TM2:

• Op die datum wordt de status van uw TM1-account in ons systeem gewijzigd in ‘gemigreerd’. Vanaf dat moment is de toegang alleen-lezen en zijn er geen wijzigingen meer mogelijk, inclusief klokacties. 

• Het opnieuw instellen van uw wachtwoord om toegang te krijgen tot uw TM1-account is niet langer mogelijk. Zorg ervoor dat u uw wachtwoord controleert en opslaat voordat uw tijdklokken verbinding maken met TM2. 

• Werknemers mogen niet meer inloggen op legacy.timemoto.com (TM1) of de mobiele app TimeMoto TM1 gebruiken.

 Werknemers kunnen TM2 blijven gebruiken om: 

• Hun gegevens te controleren in de alleen-lezenmodus (rechten: Gebruiker)

• Het system te beheren (rechten: Supervisor of Manager in TM2)

• Online in te klokken (via web browser op een PC/tablet of de TimeMoto TM2 mobiele app)

In TM2 Plus kunnen werknemers met rechten als ‘Gebruiker’ ook toestemming krijgen om de Planning van werknemers binnen dezelfde afdeling, locatie of zelfs alle werknemers te bekijken. Bovendien kunnen gebruikers met rechten als Gebruiker of Supervisor online verlof aanvragen.

De toegang hangt af van de rechten die werknemers hadden in TM1 of eventuele latere wijzigingen die zijn aangebracht in TM2. De mogelijke toegangsniveaus zijn:

• Geen toegang tot het platform of online inklokken,

• Alleen toegang tot het platform (gegevens bekijken en/of beheren op basis van bevoegdheden),

• Toegang tot zowel het platform als online inklokken.

Om toegang tot TM2 mogelijk te maken:

• Nodig werknemers uit voor TM2 tijdens (iedereen uitnodigen) of na de migratie via de kaart van elke werknemer (zie afbeelding hieronder), de term die wordt gebruikt voor gebruikersprofielen in TM2.

• Ze ontvangen een e-mail om hun nieuwe account te activeren en een wachtwoord in te stellen. Ze mogen zelf geen account registreren.

Zodra het account van de werknemer is geactiveerd:

• Werknemers kunnen inloggen op:  https://cloud-eu.timemoto.com

• Als ze daarvoor toestemming hebben, kunnen ze inklokken via een webbrowser (PC/tablet) en/of met de mobiele app TimeMoto TM2, die beschikbaar is in Google Play en de App Store.

Tijdens de gegevensoverdracht wordt een nieuwe factuur uitgegeven, waarmee een nieuwe factureringscyclus wordt gestart.

Voorbeeld: Voor een jaarabonnement geldt dat bij migratie op 31-07-25 de factureringsperiode als volgt wordt weergegeven: “31 juli 2025 – 31 juli 2026”.

Er wordt een levenslange korting toegepast, zodat deze overeenkomt met de prijs van uw huidige TM1-licentie(s) (als u een jaarlijkse licentie en een gelijkwaardig abonnement met hetzelfde aantal werknemers in TM2 behoudt).

Als uw TM1-licentie(s) nog niet is/zijn verlopen en er nog één of meer maanden resteren, wordt er een pro rata korting toegepast op de eerste TM2-factuur.

Als u tijdens of na de migratie uw abonnement en/of het aantal werknemers (ook wel ‘seats’ genoemd) wijzigt, zal de maximale korting gelijk zijn aan het oorspronkelijke kortingsbedrag — niet op basis van een percentage.

Als de prijs van het nieuwe abonnement of het aantal werknemers (licenties) op basis van de huidige prijzen van TM2 lager is dan wat u momenteel betaalt onder de voorwaarden van TM1, dan zijn de prijzen van TM2 van toepassing.

Voorbeeld (verwijzend naar de laatste twee punten):

'' Let op: De vermelde prijzen dienen alleen ter illustratie voor dit voorbeeld. Ga voor officiële en actuele prijsinformatie naar timemoto.com.''

Tijdens de migratie moet u uw gewenste betaalmethode instellen. In TM2 zijn de beschikbare methoden:

• Creditcard

• SEPA-incasso

Bankoverschrijving is niet mogelijk.