Come prevenire le frodi sul tempo di lavoro senza creare una cultura di sfiducia

Le frodi sul tempo di lavoro possono sembrare un tema scomodo, ma sono soprattutto una questione pratica. Alcuni minuti aggiunti qua e là, un collega che timbra per un altro, una pausa lunga che non viene mai registrata. Naturalmente capitano errori sinceri e nessuna di queste azioni è grave da sola. Tuttavia riducono in silenzio il margine e generano tensioni legate alla retribuzione e alla correttezza. Come può evitarlo?

Ricerche basate sui dati dell’American Payroll Association indicano che le frodi sul tempo di lavoro possono arrivare a diverse ore a settimana per persona. Ogni anno ciò può tradursi in migliaia di euro di costi salariali aggiuntivi. Per una piccola impresa questo denaro potrebbe essere destinato alla crescita, agli stipendi o a nuove assunzioni.

Come si presentano davvero le frodi sul tempo di lavoro

Queste frodi raramente assumono la forma di uno schema complesso. Di solito nascono da piccole abitudini che si accumulano nel tempo.

• Timbra una persona in ritardo al suo posto

• Arrotonda l’orario a fine turno

• Rimane timbrato durante una pausa prolungata

Uno studio recente mostra che circa un quarto dei lavoratori ammette di aver sovrastimato o manipolato le proprie ore. Il tempo sottratto raggiunge in media quattro ore e mezza alla settimana per chi lo fa. Questo equivale a più di una settimana lavorativa in un anno per persona.

Vi è anche un costo umano. Quando i dipendenti corretti vedono altri ignorare le regole, possono sentirsi poco rispettati. La fiducia nel sistema e nella direzione inizia a diminuire.

Parta da regole chiare ed eque

La prima difesa è la chiarezza e non il controllo. Le persone mettono meno alla prova il sistema quando comprendono le regole e percepiscono che vengono applicate allo stesso modo a tutti.

Utilizzi un linguaggio semplice:

• Che cosa è considerato tempo di lavoro e che cosa non lo è

• Come e quando le persone devono timbrare entrata e uscita

• Come vengono registrate le pause, gli straordinari e il lavoro flessibile

• Che cosa succede se una persona infrange le regole più volte

Si assicuri che i responsabili applichino queste regole in modo coerente in tutti i team. Nulla indebolisce una politica più rapidamente di eccezioni o favoritismi.

Utilizzi controlli leggeri che proteggono senza creare pressione

Una volta chiarite le regole, può introdurre controlli semplici che proteggono l’azienda senza far sentire le persone osservate.

1. Fornisca a ogni persona un modo unico per identificarsi tramite un badge personale o, ancora meglio, tramite autenticazione con impronta digitale. Indichi chiaramente che la condivisione di credenziali non è accettabile

2. Chieda ai responsabili di controllare e approvare le ore prima del passaggio alla gestione stipendi

3. Esamini regolarmente i registri per individuare modelli evidenti come ritardi frequenti che non compaiono nelle schede orarie o correzioni ripetute per la stessa persona

Gli articoli della stampa economica sottolineano che il modo più efficace per affrontare le frodi è combinare controlli ragionevoli con una cultura della correttezza, invece di basarsi solo su un monitoraggio intenso.

Parli di correttezza e non di sospetto

Il modo in cui presenta questi cambiamenti è importante. Descriva la registrazione accurata del tempo come parte di un ambiente equo in cui tutte le persone sono trattate allo stesso modo e ricevono la giusta retribuzione. Spieghi che ridurre le frodi aiuta a proteggere i posti di lavoro e a mantenere sano il business, anziché concentrarsi solo sulla riduzione dei costi.

Inviti domande e osservazioni. Quando il personale comprende perché è importante registrare correttamente le presenze, sostiene il processo con più facilità e segnala prima eventuali problemi.

In termini semplici, gestire correttamente le frodi sul tempo di lavoro offre tre vantaggi. Un miglior controllo dei costi salariali, meno conversazioni delicate su ore e retribuzione e un senso più forte di correttezza nel team.

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