Quanto costa non avere visibilità sulle ore di lavoro

Quando si parla del costo del controllo delle ore di lavoro, si pensa spesso al software. Meno evidenti sono i costi di informazioni che arrivano tardi: straordinari scoperti al momento di elaborare le buste paga, una timbratura da ricostruire a memoria o un turno da coprire all’ultimo momento.

Presi singolarmente, questi problemi sembrano gestibili. Insieme fanno perdere tempo, complicano le decisioni e rendono più difficile tenere sotto controllo i costi. Abbiamo già spiegato perché i responsabili spesso scoprono troppo tardi cosa succede nel team. Vediamo quanto può costare questo ritardo.

Gli straordinari non controllati si accumulano

Se un responsabile vede le ore aggiuntive solo a fine mese, il lavoro è già stato svolto. Per tenere sotto controllo gli straordinari, bisogna seguirli durante la settimana. Così si possono distribuire diversamente le attività, modificare un turno futuro o organizzare un supporto.

Considerate un team di 20 persone in cui ciascuna svolge un’ora di straordinario retribuito alla settimana. Con una paga oraria ipotetica di 18 euro e una maggiorazione del 25% prevista per questo esempio, ogni ora costa 22,50 euro. Sono 450 euro alla settimana, pari a 23.400 euro in 52 settimane. Di questa cifra, 4.680 euro derivano dalla maggiorazione.

È il costo di quelle ore, non una stima del possibile risparmio. Alcuni straordinari saranno necessari. Il punto è capire quali erano previsti e quali si sarebbero potuti gestire prima.

L’effetto non riguarda solo le buste paga. Eurofound descrive gli effetti negativi di orari di lavoro abitualmente lunghi sulla salute, sul benessere e sulle prestazioni. I responsabili devono poter riconoscere questa tendenza prima che diventi la norma.

 Anche la preparazione delle buste paga ha un costo

Prima di ogni elaborazione, qualcuno controlla le ore registrate, chiede chiarimenti sulle timbrature mancanti, corregge gli errori e verifica le assenze. In una PMI, queste attività sono spesso distribuite tra più persone. Il tempo complessivo che richiedono può passare inosservato.

Misurate quanto tempo serve per preparare e correggere un ciclo di buste paga, comprese le richieste di chiarimento. Avrete una base concreta per valutare il vostro processo attuale.

 I dati incompleti complicano le correzioni

Quando manca una timbratura o un’assenza viene registrata in ritardo, bisogna ricostruire cosa è successo prima di chiudere le buste paga. Dati affidabili rendono la verifica più semplice. Non eliminano ogni errore, ma riducono la necessità di basarsi sui ricordi.

In uno studio del 2025 condotto in 13 mercati europei, Forvis Mazars ha rilevato che quasi un’organizzazione intervistata su tre ha segnalato errori nel calcolo delle retribuzioni. Lo studio non indica quanti fossero dovuti alla rilevazione delle ore. Nella vostra azienda, ai costi degli errori nelle buste paga può aggiungersi il tempo impiegato per controllare i dati, correggere gli importi e rispondere alle domande dei dipendenti.

Per pianificare il personale servono dati aggiornati

Un responsabile che prepara i turni del sabato potrebbe non sapere che tre persone del team hanno già accumulato molte ore di straordinario. Un altro potrebbe accorgersi della mancanza di personale solo dopo il reclamo di un cliente. Se dati su presenze, ore lavorate e assenze sono sparsi in più sistemi, è più difficile intervenire per tempo.

Un controllo delle presenze aggiornato mostra chi sta lavorando, quante ore sono state registrate e dove potrebbe servire supporto. Così è possibile modificare un turno prima di dover cercare una soluzione d’emergenza.

L’obbligo di controllo orario e il Libro unico del lavoro

In Italia, il Libro unico del lavoro contiene un calendario delle presenze. Per ogni lavoratore subordinato devono risultare le ore lavorate giorno per giorno, oltre a straordinari, assenze, ferie e riposi. 

Registrazioni chiare aiutano anche nella gestione quotidiana. Se un dipendente chiede spiegazioni sulle proprie ore o un responsabile deve verificare uno straordinario, le informazioni sono più facili da trovare e controllare.

Rendete visibili i costi

Quanti straordinari, correzioni e cambi di turno imprevisti ci sono stati il mese scorso? Quanto tempo è servito per preparare le buste paga? Per le PMI, il controllo delle ore di lavoro parte anche da questi dati: mostrano dove la mancanza di informazioni aggiornate costa tempo e denaro.

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