Migrazione a TimeMoto Cloud 2 (TM2)

- Elenco degli utenti (vedi 1 nell'immagine sottostante), comprese le impostazioni dei loro profili utente; in TM2, gli utenti sono chiamati dipendenti.
- Reparti (vedi 2).
- Sedi (vedi 3).
- Progetti (vedi 4).
- Classi di retribuzione (vedi 5); ora chiamate modelli di retribuzione in TM2.
- Dispositivi (vedere 6), sia della linea TimeMoto che di un modello Safescan TA-8000, compresi il nome del dispositivo, il numero di serie, la posizione assegnata e la sequenza di registrazione configurata.
- Impostazioni di notifica (vedere 7).
- Dati aziendali (vedere 8), che possono essere rivisti e modificati durante la migrazione, se necessario.

- Tabelle di lavoro (modelli di pianificazione e relativa configurazione):

- Impostazioni di gestione delle assenze (solo licenza Plus):

- Saldo ferie in ogni profilo utente (solo licenza Plus):

- Tabelle di lavoro assegnato al profilo utente a partire dalla data di migrazione:

- Assenze e piani di lavoro salvati nel calendario di pianificazione a partire dalla data di migrazione (solo licenza Plus):

Ad esempio, se la data di migrazione è 01-09-2025, in TM2, la pianificazione assegnata all'utente e le assenze salvate nel calendario di pianificazione saranno copiate (e visualizzate) solo da quella data in poi, senza essere applicate alle date passate.

- Le timbrature non vengono migrate da TM1 a TM2.
- Le timbrature memorizzate sul dispositivo non saranno sincronizzate (caricate) su TM2 dopo la connessione.
- Il saldo degli straordinari non verrà trasferito e dovrà essere inserito manualmente in TM2 (solo licenza/piano Plus).
- Le pianificazioni assegnate, così come le pianificazioni o le assenze salvate in Planning prima della data di migrazione, non saranno trasferite.

Per questo motivo, è essenziale esportare tutti i dati necessari dal proprio account TM1. La sezione seguente spiega come farlo e altre considerazioni chiave.

Principalmente da:

- Rapporti > Timesheet (in PDF o Excel/CSV), oppure
- Rapporti > Eventi (in Excel/CSV).

Se avete bisogno di esportare i dati di tutti gli utenti dall'inizio (dalla registrazione dell'account), dividete i report preferibilmente in periodi di non più di tre mesi ciascuno, anche se questo può variare a seconda del numero di utenti e della quantità di dati da caricare. Ciò consente di evitare la latenza nella generazione dei rapporti.

I rapporti PDF per grandi intervalli di dati possono richiedere 1-2 minuti, mentre Excel/CSV sono solitamente più veloci.

Innanzitutto, filtrare per Utenti: Tutti, quindi selezionare un periodo (ad esempio, fino a tre mesi) in Intervallo. Una volta caricati i dati del report, fare clic sull'icona Esporta per generare il report in uno dei formati disponibili.

Esempio dal Timesheet:

Da Rapporti > Eventi, è possibile esportare anche i dati degli utenti con stato di inattività.

Innanzitutto, filtrare per Stato utente: Inattivo, quindi selezionare il periodo da esportare in Intervallo (a seconda del numero di utenti inattivi, è possibile filtrare tutti i periodi contemporaneamente). Una volta caricati i dati del report, fare clic sull'icona Esporta per generare il report in formato Excel o CSV.

Sia Timesheet che Events includono azioni di registrazione, ma sono disponibili altri tipi di report a seconda dei dati a cui si è interessati. Per ulteriori informazioni sui diversi tipi di report, visitare il sito:

https://support.timemoto.com/en/articles/112

Dopo la data di migrazione, sarà possibile accedere al proprio account TM1 per esportare tutti i dati in sospeso.

Il processo di migrazione è progettato per essere completato dal cliente senza assistenza.

La migrazione è suddivisa in due parti:
Trasferimento dei dati da TM1 a TM2 & Collegamento dell'orologio (o degli orologi) al TM2.

Trasferimento dei dati da TM1 a TM2:
I dati migrati saranno trasferiti al nuovo account TM2 non appena questa parte sarà completata.

• L'e-mail di invito alla migrazione (aggiornamento) include un link per avviare il processo. Come primo passo, verrà chiesto di registrare un account in TM2 utilizzando lo stesso indirizzo e-mail principale dell'account TM1.

• Una volta effettuato l'accesso al nuovo account TM2, è possibile avviare il flusso di migrazione e il sistema guiderà l'utente attraverso il processo.

Durante il processo:

• Sarà possibile rivedere e modificare le informazioni sulla propria azienda/organizzazione.

• Verranno visualizzati i dettagli del nuovo piano, compresi gli sconti applicati e le informazioni sui prezzi. Avrete la possibilità di modificare il vostro piano, se necessario.

• Verrà impostato il metodo di pagamento preferito.

• Dovrete programmare la connessione dell'orologio (o degli orologi) selezionando la data e l'orario che preferite. La data di connessione dell'orologio segna l'inizio del funzionamento completo di TM2.

Ad esempio, il trasferimento dei dati avviene il 30-07-25, ma la connessione dell'orologio è programmata per il 01-08-25 tra le 12:00 e le 6:00 del mattino.

Si prega di programmare la connessione dell'orologio (o degli orologi) per una data non successiva a una settimana dal trasferimento dei dati.

• Come ultima fase, è possibile inviare automaticamente gli inviti a tutti i dipendenti in una sola volta (quelli a cui è stata assegnata l'e-mail in TM1) per attivare i loro account TM2, oppure si può scegliere di inviare gli inviti manualmente (uno per uno) dopo la migrazione. L'invito è necessario per i dipendenti che avevano accesso a TM1 per visualizzare i propri dati (privilegio: Utente), amministrare il sistema (privilegio: Supervisore - chiamato Manager in TM2 - o Manager - chiamato Supervisore di unità in TM2), e/o hanno l'autorizzazione a timbrare il cartellino online, in modo da poter continuare a farlo in TM2.

Come indicato nella sezione precedente, la migrazione si divide in due parti:

Trasferimento dei dati dal TM1 al TM2 & collegamento del rilevatore di presenza (o degli orologi) a TM2.

Anche se si avrà ancora accesso al proprio account TM1 per esportare i dati necessari, si noti che ci sono alcune considerazioni importanti da tenere a mente sia dopo il trasferimento dei dati che dopo che i rilevatori orari sono stati collegati a TM2.

Una volta completato il trasferimento dei dati:

• Qualsiasi modifica successiva ai dati del profilo utente (ad esempio, numero RFID, PIN), ai modelli di pianificazione, alla pianificazione degli orari o delle assenze (solo Plus), al saldo delle ferie (solo Plus) e a qualsiasi altra impostazione dell'account non sarà più trasferita a TM2. Per questo motivo si consiglia di programmare la connessione del rilevatore (o dei rilevatori) per una data non successiva a una settimana dal trasferimento dei dati.

• Se lo si ritiene necessario, sarà comunque possibile aggiungere o modificare le azioni di registrazione per assicurarsi che tutte le voci e le sequenze siano accurate prima di esportare i report.

Dopo che l'orologio o gli orologi si sono collegati a TM2:

• In quella data, lo stato del vostro account TM1 cambierà in “migrato” nel nostro sistema. Da quel momento in poi, l'accesso sarà di sola lettura e non sarà possibile effettuare alcuna modifica, comprese le azioni di registrazione.

• La reimpostazione della password per accedere al proprio account TM1 non sarà più possibile. Assicurarsi di verificare e salvare la password prima che l'orologio o gli orologi si connettano a TM2.

• I dipendenti non devono più accedere a legacy.timemoto.com (TM1) o utilizzare l'applicazione mobile TimeMoto TM1.

I dipendenti possono continuare ad accedere a TM2 per:

• controllare i propri dati in modalità di sola visualizzazione (privilegio: Utente),

• gestire il sistema (privilegio: Supervisore - chiamato Manager in TM2 - o Manager - chiamato Unit Supervisor in TM2),

• timbrare il cartellino online (tramite browser web su PC/tablet o utilizzando la nostra app mobile TimeMoto TM2).

In TM2 Plus, i dipendenti con il privilegio di Utente possono anche essere autorizzati a visualizzare la pianificazione dei dipendenti dello stesso reparto, della stessa sede o di tutti i dipendenti. Inoltre, i dipendenti con privilegi di Utente e Supervisore di unità possono richiedere assenze online. 

L'accesso dipende dalle autorizzazioni che i dipendenti avevano in TM1 o da eventuali modifiche successive apportate in TM2. I livelli di accesso possibili sono: 

• Nessun accesso alla piattaforma o all'orologio online,

• Accesso solo alla piattaforma (visualizzazione e/o gestione dei dati in base ai privilegi),

• Accesso sia alla piattaforma che all'orologio online.

Per abilitare l'accesso a TM2:

• Invitare i dipendenti a TM2 durante (invitare tutti) o dopo la migrazione tramite la scheda di ciascun dipendente (vedi immagine sotto), il termine usato per i profili utente in TM2.

• Riceveranno un'e-mail per attivare il loro nuovo account e impostare una password di accesso. Non devono registrare alcun account da soli.
  

Una volta attivato l'account del dipendente:

• I dipendenti possono accedere all'indirizzo: https://cloud-eu.timemoto.com.

• Se autorizzati, possono timbrare il cartellino tramite browser web (PC/tablet) e/o utilizzando l'applicazione mobile TimeMoto TM2, disponibile su Google Play e App Store.

Durante il trasferimento dei dati verrà emessa una nuova fattura, che darà inizio a un nuovo ciclo di fatturazione.

Esempio: Per un piano annuale, se la migrazione è avvenuta il 31-07-25, il periodo di fatturazione mostrerà: "31 luglio 2025 - 31 luglio 2026".

Verrà applicato uno sconto a vita per adeguarsi ai prezzi delle licenze TM1 attuali (se si mantiene una licenza annuale e un piano equivalente con lo stesso numero di dipendenti in TM2).

Se le licenze TM1 non sono scadute e rimangono uno o più mesi, alla fattura iniziale di TM2 verrà applicato uno sconto proporzionale.

Se si cambia il piano e/o il numero di dipendenti (chiamati anche sedi) durante o dopo la migrazione, lo sconto massimo applicato sarà pari all'importo dello sconto originale, non in percentuale.

Se il prezzo del nuovo piano o del numero di dipendenti (sedi) è inferiore, in base ai prezzi attuali di TM2, a quello che si paga attualmente in base ai termini di TM1, si applicherà il prezzo di TM2.

Esempio (riferito agli ultimi due punti):

Nota bene: I prezzi riportati sono forniti esclusivamente a scopo illustrativo per questo esempio. Per informazioni ufficiali e aggiornate sui prezzi, visita il sito timemoto.com.

Durante la migrazione, è necessario impostare il metodo di pagamento preferito. In TM2, gli unici metodi disponibili sono:

• Carta di credito

• Addebito diretto SEPA.

Il bonifico bancario non è disponibile.