Weihnachtsgeschäft: Was zuerst klären?

Das Weihnachtsgeschäft zu planen bedeutet, Ihr Team bedarfsgerecht für eine arbeitsreiche Phase einzusetzen, die jedes Jahr wiederkehrt. In den Wochen vor Weihnachten steigt die Zahl der Änderungen, die Sie koordinieren müssen, schnell an. Werden sie an unterschiedlichen Stellen vereinbart oder nicht festgehalten, kann das zu Engpässen in der Besetzung führen und dazu, dass sich geleistete Stunden hinterher nicht mehr nachweisen lassen. Weil sich die Hochphase ankündigt, lässt sie sich mit ein paar frühen Entscheidungen leichter bewältigen. Dazu zählt, wo Änderungen erfasst werden und wer Überstunden genehmigen darf. Dieser Artikel zeigt, was bei der Personalplanung im Weihnachtsgeschäft schiefgehen kann und was sich vor dem Start zu klären lohnt.

Das Weihnachtsgeschäft sollten Sie früh planen, denn in einem arbeitsreichen Monat wächst die Zahl der Änderungen rasch. Für sich genommen lässt sich jede davon meist leicht klären. Treten viele gleichzeitig auf und fehlt der Überblick über die Planung, wird die Personalplanung in dieser Phase schnell zur täglichen Improvisation.

Drei Schwachstellen im Weihnachtsgeschäft

Änderungen werden an verschiedenen Stellen vereinbart. Urlaub wird per E-Mail genehmigt, ein Schichttausch im Chat abgesprochen. Jede Entscheidung ist für sich sinnvoll. Erst wenn Sie alles nebeneinanderlegen, zeigt sich, dass in derselben Woche zu viele Teammitglieder fehlen und niemand mehr einspringen kann.

Saisonkräfte fehlen im System. Sie starten an einem Donnerstag, doch Dienstplan und Zeiterfassung sind noch nicht eingerichtet. Ihre ersten Stunden landen auf einem Zettel oder in irgendjemandes Kopf und werden erst später nachgetragen.

Überstunden werden nebenbei vereinbart. Auf „Kannst du noch eine Stunde bleiben?“ antwortet man am Ende einer stressigen Schicht schnell mit Ja. Wird das nicht aufgeschrieben, erfahren Sie erst hinterher, wie viel Mehrarbeit angefallen ist und wer sie zugesagt hat.

Was die Weihnachtszeit über Abläufe zeigt

Manche dieser Schwachstellen gab es schon lange vor dem Weihnachtsgeschäft. In einem ruhigen Monat tragen ein oder zwei Personen die Planung im Kopf und Freigaben laufen auf Zuruf, weil nichts formell geregelt sein muss. Ein arbeitsreicher Monat lässt dafür keinen Raum.

Auch im Nachhinein ist die Weihnachtszeit nützlich. Wurden die Stunden erfasst, sehen Sie, wie viele Zusatzstunden angefallen sind und an welchen Tagen die Besetzung knapp war, und können damit das nächste Jahr besser planen. Wenn nicht, bleibt nur die Erinnerung.

Das sollten Sie vorab festlegen

Ein Ort für alle Änderungen. Legen Sie fest, wo Änderungen wie Schichttausch und Zusatzschichten erfasst werden, damit Sie alles auf einen Blick sehen. Wer einen Tausch genehmigt, aktualisiert den Dienstplan noch am selben Tag, sodass er zeigt, wer tatsächlich arbeitet. Ein gemeinsamer Kalender eignet sich ebenso gut wie Ihr Zeiterfassungssystem, solange alle dasselbe Tool nutzen.

Wie Saisonkräfte ab der ersten Schicht stempeln. Richten Sie alle, die für das Weihnachtsgeschäft dazukommen, vor dem Start im System ein, egal ob für wenige Wochen oder länger. So wird auch ihre erste Schicht wie bei allen anderen erfasst. Für alle, die länger bleiben, finden Sie die ersten Wochen ausführlicher in unserem Artikel dazu, wie Sie neue Mitarbeitende in die Zeiterfassung einführen.

Wer Überstunden genehmigen darf. Legen Sie fest, wer Überstunden freigeben darf, zum Beispiel die Schichtleitung oder die diensthabende Führungskraft, und wo sie festgehalten werden, damit auch ein kurzes „Kannst du noch eine Stunde bleiben?“ nachvollziehbar bleibt. Wer Überstunden im Blick behält, sieht außerdem, ob immer dieselben Personen einspringen.

Mehr erfahren

TimeMoto Cloud ist auf die Zeiterfassung ausgerichtet, und im Bereich „Planung“ finden Sie den Dienstplan direkt neben den erfassten Stunden. Der Plus Plan ergänzt einen Kalender mit den Aktivitäten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden sowie offene Anträge, die Vorgesetzte genehmigen oder ablehnen. Neue Mitarbeitende lassen sich schon vor dem ersten Tag einrichten, sodass ihre Stunden von Anfang an erfasst werden. Den Plus Plan können Sie 30 Tage kostenlos testen.