Periodo natalizio: cosa decidere prima

Pianificare il periodo natalizio significa adeguare il suo team a un picco di lavoro che si ripresenta ogni anno. Nelle settimane che precedono il Natale il numero di modifiche da coordinare cresce rapidamente. Se vengono concordate su canali diversi o non vengono annotate, possono creare problemi di copertura e lasciare ore che poi non si riescono a giustificare. Poiché il picco è prevedibile, poche decisioni prese per tempo lo rendono più semplice da gestire. Alcune riguardano il canale in cui si registrano le modifiche e la persona che può autorizzare gli straordinari. Questo articolo spiega cosa può andare storto nella pianificazione del personale a Natale e cosa conviene decidere prima che inizi.

Pianificare il periodo natalizio richiede attenzione fin da subito, perché in un mese molto carico il numero di modifiche da gestire cresce in fretta. Singolarmente, ogni modifica è di solito semplice da risolvere. Ma quando se ne accumulano molte insieme e manca una visione chiara dei turni, la pianificazione del personale a Natale diventa un’improvvisazione quotidiana.

Tre punti deboli nel periodo natalizio

Modifiche concordate su canali diversi. Le ferie vengono approvate via e-mail e uno scambio di turno si concorda in chat. Ogni decisione, presa da sola, ha senso. Solo mettendole una accanto all’altra ci si accorge che nella stessa settimana mancano troppe persone e non resta nessuno per coprire i turni.

Il personale stagionale non risulta nel sistema. Inizia un giovedì, ma il suo orario e la modalità di timbratura non sono ancora configurati. Le prime ore finiscono su un pezzo di carta o nella memoria di qualcuno e vengono registrate più tardi.

Straordinari concordati a voce. Alla fine di un turno pesante è facile rispondere di sì a «Puoi fermarti un’ora in più?». Se nessuno lo annota, solo dopo si scopre quante ore di straordinario sono state fatte e chi le ha autorizzate.

Cosa rivela il Natale sulla sua routine

Alcuni di questi punti deboli esistevano molto prima del periodo natalizio. In un mese tranquillo, una o due persone tengono la pianificazione in testa e le approvazioni avvengono al volo, perché non serve formalizzare nulla. Un mese carico non lascia spazio a tutto questo.

Il periodo natalizio è utile anche a cose fatte. Se le ore sono state registrate, può vedere quante ore di straordinario sono state fatte e in quali giorni mancava personale, e usare questi dati per pianificare meglio l’anno prossimo. In caso contrario, tornerà a pianificare basandosi sui ricordi.

Cosa stabilire in anticipo

Un unico posto per le modifiche. Decida dove si registrano le modifiche, come gli scambi di turno o i turni extra, per avere tutto sotto controllo a colpo d’occhio. Chi approva uno scambio aggiorna il piano turni lo stesso giorno, così il piano mostra chi lavora davvero. Un calendario condiviso va bene quanto il suo sistema di rilevazione delle presenze, purché tutti usino lo stesso strumento.

Come timbra il personale stagionale dal primo turno. Inserisca nel sistema, prima che inizino, tutte le persone che arrivano per il periodo natalizio, per poche settimane o più a lungo, così il loro primo turno viene registrato come quello di tutti gli altri. Per chi resta, il nostro articolo su come integrare i nuovi dipendenti nella rilevazione delle presenze approfondisce le prime settimane.

Chi può autorizzare gli straordinari. Stabilisca chi può dire di sì agli straordinari, per esempio il capoturno o il responsabile presente, e dove vengono annotati, così che un semplice «Puoi fermarti un’ora in più?» lasci una traccia. Tenendo traccia degli straordinari, vede anche se a coprire i turni sono sempre le stesse persone.

Scopra di più

TimeMoto Cloud è incentrato sulla rilevazione delle presenze e la sua sezione Pianificazione affianca il piano turni alle ore registrate. Il piano Plus aggiunge un calendario delle attività e delle assenze dei dipendenti, oltre alle richieste in sospeso che i responsabili approvano o rifiutano. I nuovi dipendenti possono essere inseriti prima del loro primo giorno, così le loro ore sono registrate fin dall’inizio. Può provare il piano Plus gratuitamente per 30 giorni.