Cómo evitar el fraude horario sin crear una cultura de desconfianza

El fraude horario puede parecer un tema incómodo, pero es sobre todo un asunto práctico. Unos minutos añadidos aquí y allá, un colega que ficha por otra persona, una pausa larga que nunca se registra. Por supuesto, existen errores honestos y ninguna de estas acciones parece grave por sí sola. Sin embargo, afectan silenciosamente al margen y generan tensión en torno al salario y la equidad. ¿Cómo puede evitarlo?

Investigaciones basadas en cifras de la American Payroll Association indican que el fraude horario puede alcanzar varias horas por semana por persona. Esto genera miles en costos salariales adicionales cada año. Para una pequeña empresa, ese dinero podría haberse destinado a crecimiento, salarios o nuevas contrataciones.

Cómo es realmente el fraude horario

El fraude horario rara vez es un engaño elaborado. Suele consistir en pequeños hábitos que se acumulan con el tiempo.

• Fichar por una persona que llega tarde

• Redondear el horario al finalizar un turno

• Seguir fichado durante una pausa prolongada

Un estudio reciente sobre comportamientos en el lugar de trabajo reveló que alrededor de una cuarta parte de los trabajadores reconoce haber exagerado o manipulado sus horas. El tiempo sustraído alcanza un promedio de cuatro horas y media por semana entre quienes lo hacen. Esto equivale a más de una semana laboral completa al año por persona.

También existe un costo humano. Cuando quienes cumplen las normas ven que otros las ignoran, pueden sentirse poco valorados. La confianza en el sistema y en la dirección empieza a deteriorarse.

Empiece con reglas claras y justas

La primera defensa es la claridad y no el control. Las personas tienen menos tendencia a poner a prueba el sistema cuando entienden las reglas y sienten que se aplican por igual a todos.

Explique en un lenguaje sencillo:

• Qué se considera tiempo de trabajo y qué no

• Cómo y cuándo deben fichar las personas al entrar y salir

• Cómo se registran las pausas, las horas extra y la flexibilidad

• Qué ocurre si alguien incumple las normas de forma repetida

Asegúrese de que los responsables apliquen estas reglas de manera coherente en todos los equipos. Nada debilita una política más rápido que los favoritismos o las excepciones.

Use controles ligeros que aun así lo protejan

Cuando las reglas son claras, puede añadir controles simples que protejan el negocio sin generar sensación de vigilancia.

1. Proporcione a cada empleado una forma única de identificarse mediante una tarjeta personal o, mejor aún, autenticación por huella dactilar. Deje claro que compartir credenciales no es aceptable

2. Pida a los responsables que revisen y aprueben las horas antes de enviarlas a nómina

3. Revise los registros horarios con frecuencia para identificar patrones evidentes como retrasos constantes que no aparecen en la hoja de horas o correcciones repetidas de la misma persona

Artículos de la prensa empresarial destacan que la forma más eficaz de reducir el fraude horario es combinar controles razonables con una cultura de equidad y no basarse solo en una supervisión estricta.

Hable de equidad y no de sospecha

La forma en que presente estos cambios es importante. Explique la importancia del registro correcto del tiempo como parte de una cultura justa donde todas las personas son tratadas por igual y reciben el pago adecuado. Señale que reducir el fraude horario ayuda a proteger puestos de trabajo y a mantener la salud del negocio, en lugar de enfocarse exclusivamente en reducir costos.

Invite a preguntas y comentarios. Cuando el personal entiende por qué los datos de asistencia precisos son importantes, es más probable que apoye el proceso y que comunique a tiempo cualquier problema que detecte.

En términos simples, abordar bien el fraude horario aporta tres ventajas. Mejor control de los costos salariales, menos conversaciones incómodas sobre horas y pagos, y una mayor sensación de equidad en el equipo.

Más información

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