Cómo crear una política de control horario que sí se use

Seguro que ya ha respondido más de una vez a estas preguntas: ¿qué hago si se me olvida fichar? ¿Cómo se registran las pausas? ¿A quién aviso si mis horas no cuadran? Puede que usted sepa las respuestas, pero ¿saben sus empleados dónde encontrarlas?

En este artículo encontrará una guía práctica para redactar una política de control horario clara y fácil de consultar. No se trata de guardar un documento en una carpeta que nadie abre, sino de ofrecer a empleados y responsables unas pautas que puedan seguir en el día a día.

Por qué no basta con tener una política por escrito

Según un estudio de Gallup, el 47 % de los empleados encuestados en Estados Unidos está totalmente de acuerdo con que sabe lo que se espera de él en el trabajo. El dato se refiere a las expectativas laborales en general, no específicamente al control horario, pero muestra la importancia de dar instrucciones claras.

Una política sirve de poco si queda escondida en el manual del empleado y cada responsable resuelve las mismas situaciones de forma distinta. Uno acepta un fichaje olvidado sin hacer preguntas, otro pide un formulario de corrección y un tercero corrige el registro sin avisar. Aunque las normas estén escritas, los empleados siguen sin saber qué deben hacer.

Qué incluir en la política

Empiece por las dudas que surgen con más frecuencia en su equipo. Los siguientes ejemplos muestran cómo convertir una indicación poco clara en una norma útil para el registro horario de los empleados. Tómelos como punto de partida para su propia plantilla de política de control horario y adapte los detalles al funcionamiento de su empresa, a los contratos y a la normativa laboral aplicable.

Fichar al entrar y salir. Poco claro: «Los empleados deben fichar al empezar su turno». Concreto: «Fiche antes de empezar a trabajar con el terminal o la aplicación asignados y registre la salida al terminar. Si se le olvida fichar, avise a su responsable en cuanto se dé cuenta e indique la hora real». 

Pausas. Poco claro: «Los empleados tienen derecho a una pausa para comer». Concreto: «Se descuentan automáticamente 30 minutos de pausa no remunerada de su jornada. Si hace una pausa más corta, no puede hacerla o trabaja durante ella, avise a su responsable para que se corrija el registro». Este ejemplo solo sirve para empresas que descuentan las pausas automáticamente. Explique también cómo pueden comprobar los empleados si el registro coincide con la pausa que hicieron.

Horas extra. Un buen control de horas extra empieza por dejar claro cómo se autorizan, registran y compensan. Poco claro: «A veces se pueden hacer horas extra». Concreto: «Consulte con su responsable antes de trabajar más horas, siempre que sea posible. Registre todas las horas trabajadas, aunque no se hayan autorizado previamente. Las horas extra aprobadas se compensan con tiempo de descanso». Registrar las horas y aprobar horas extra son dos pasos distintos.

Ausencias y vacaciones. Explique cómo solicitar vacaciones, con cuánta antelación debe hacerse y cómo comunicar una baja por enfermedad, también si se produce durante las vacaciones. Si ya dispone de un procedimiento de solicitud de vacaciones, remita a los empleados a ese documento.

Correcciones y consultas. Indique cómo pueden consultar sus horas y comunicar un error. Por ejemplo: «Avise a su responsable en cuanto detecte una discrepancia, preferiblemente en un plazo de cinco días laborables. Intentaremos responderle en dos días laborables». Aclare también qué hacer si se detecta un error poco antes de cerrar la nómina.

Trabajo a distancia y horarios flexibles. Especifique cómo deben registrar las horas quienes trabajan fuera de su centro habitual. Explique qué normas sobre pausas, horas extra y correcciones siguen aplicándose y si existe alguna excepción.

Redacte normas fáciles de entender

Utilice frases cortas y palabras habituales. Cada apartado debe responder a tres preguntas: ¿qué norma se aplica? ¿Qué debe hacer el empleado? ¿Qué ocurre si hay un problema?

Antes de publicar la política, pida a algunos empleados y responsables que prueben a utilizar el borrador. ¿Pueden averiguar por sí mismos qué hacer si olvidan fichar o si una pausa aparece mal registrada? Sus dudas le ayudarán a detectar qué falta por explicar.

Haga que sea fácil de encontrar y mantener al día

Guarde la política completa en un lugar conocido por todos, como una unidad compartida o la intranet, y muestre a los nuevos empleados dónde encontrarla durante su incorporación. También puede dejar un recordatorio breve junto al terminal de fichaje o fijar un enlace en el chat del equipo. Avise cuando cambie alguna norma.

Asigne a una persona la responsabilidad de revisar la política al menos una vez al año, o antes si cambian los procedimientos o los requisitos aplicables. Anote la fecha y un breve resumen de cada cambio para que todos sepan cuál es la versión vigente.

Lleve la política a la práctica

Una política resulta más útil cuando empleados y responsables pueden aplicar sus normas de forma coherente. En TimeMoto Cloud puede configurar reglas para horas extra, pausas y redondeos y aplicarlas de forma uniforme. Los empleados también pueden consultar sus propios registros horarios. Pruebe TimeMoto Cloud gratis durante 30 días.