Seguimiento de tiempo Self Service: Permita que su equipo gestione sus propias horas

Unos minutos para corregir un fichaje perdido, algunos más para resolver dudas sobre el saldo de vacaciones y después media hora reorganizando turnos. La administración del tiempo y la asistencia rara vez parece urgente, pero siempre está presente y consume parte del día. El Self Service adecuado puede devolverle mucho de ese tiempo. Si las personas pueden ver sus propias horas y solicitar sus ausencias, los propietarios y RR. HH. dedican menos tiempo a preguntas y correcciones rutinarias.

En este artículo explicamos qué significa Self Service en la gestión del tiempo y la asistencia, por qué es positivo para su empresa y para su equipo y cómo introducirlo sin perder el control.

Por qué las personas quieren más control sobre sus horas

La mayoría de las personas ya gestionan banca, compras y viajes desde el móvil. Cuando después necesitan preguntar a RR. HH. por información básica sobre sus propias horas, el proceso se siente innecesariamente lento. Dar acceso a los propios datos de tiempo transmite confianza y respeto.

En la práctica esto significa permitir que los empleados puedan:

• Ver sus horas registradas y horas extra

• Consultar sus saldos de vacaciones

• Presentar solicitudes de ausencia

• Ver sus próximos turnos

Cuando las personas pueden ver cómo se registra su tiempo, es menos probable que duden de errores o injusticias. La transparencia genera confianza y reduce fricciones.

Cómo el Self Service reduce la carga para propietarios y RR. HH.

Para los propietarios y RR. HH. el beneficio es claro. Menos preguntas repetitivas y menos actualizaciones manuales. En lugar de que RR. HH. introduzca cada solicitud de vacaciones o corrija cada fichaje perdido, los empleados introducen la mayoría de la información.

Los responsables aprueban o rechazan solicitudes en un único lugar. RR. HH. interviene solo cuando algo es inusual o sensible. El resultado es menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más tiempo disponible para el trabajo de RR. HH. que realmente importa.

Cómo introducir el Self Service en una pequeña empresa

No necesita un gran departamento de RR. HH. para que el Self Service funcione. Solo es necesario tomar algunas decisiones prácticas.

Primero, decida qué pueden hacer los empleados por sí mismos. Por ejemplo fichar la entrada y salida, solicitar permisos y consultar sus propios saldos.

Segundo, establezca reglas claras para aprobaciones y plazos antes de nómina. Por ejemplo, indicar que cada solicitud debe comentarse por correo con el responsable antes de enviarla. Comunique estas reglas en un lenguaje claro y aplíquelas de manera coherente para que todos comprendan el proceso.

Tercero, mantenga una visión clara. Self Service no significa menos control. Con datos completos y actualizados, los propietarios y RR. HH. pueden detectar tendencias en horas extra, ausencias y planificación incluso antes.

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