Kerstdrukte plannen: waar beginnen?

Kerstdrukte plannen betekent dat je je team afstemt op een drukke periode die elk jaar terugkomt. In de weken voor kerst neemt het aantal wijzigingen dat je moet regelen snel toe. Regel je wijzigingen via verschillende kanalen of leg je ze niet vast, dan kan dat leiden tot problemen met de bezetting en tot uren die je achteraf niet meer kunt verantwoorden. Omdat je de drukte ziet aankomen, maken een paar vroege beslissingen het een stuk makkelijker om de piek op te vangen. Denk aan de plek waar je wijzigingen vastlegt en aan wie overuren mag goedkeuren. Dit artikel laat zien wat er mis kan gaan bij de personeelsplanning in de kerstperiode en wat je beter vooraf kunt beslissen.

Kerstdrukte plannen doe je het best op tijd, want in een drukke maand loopt het aantal wijzigingen snel op. Elke wijziging los je op zichzelf meestal makkelijk op. Maar als er veel tegelijk binnenkomen en je geen goed overzicht hebt van het rooster, ben je met de personeelsplanning in de kerstperiode dagelijks aan het improviseren.

Drie zwakke plekken in de kerstdrukte

Wijzigingen lopen via verschillende kanalen. Verlof keur je per e-mail goed, een dienstruil stem je in een chat af. Elke beslissing is op zichzelf logisch. Pas als je ze naast elkaar legt, zie je dat er in dezelfde week te veel mensen vrij zijn en er niemand meer kan inspringen.

Seizoensmedewerkers ontbreken in het systeem. Ze beginnen op een donderdag, maar niemand heeft hun rooster en hun manier van inklokken al ingesteld. Hun eerste uren belanden op een briefje of in iemands hoofd en iemand voert ze later in.

Overuren spreek je tussendoor af. Aan het eind van een drukke dienst zeg je snel ja op “Kun je een uurtje langer blijven?”. Als niemand dat noteert, weet je achteraf niet hoeveel extra uren je team heeft gewerkt en wie daarvoor toestemming gaf.

Wat de kerstdrukte laat zien

Een deel van deze zwakke plekken was er al lang vóór de drukte. In een rustige maand houden een of twee mensen de planning in hun hoofd en verloopt goedkeuring informeel, omdat niets formeel hoeft te zijn. In een drukke maand is daar geen ruimte meer voor.

Ook achteraf is de kerstdrukte nuttig. Als je de uren hebt vastgelegd, zie je hoeveel extra uren je team heeft gewerkt en op welke dagen je te weinig mensen had, en gebruik je dat om volgend jaar beter te plannen. Zo niet, dan ben je weer afhankelijk van je geheugen.

Wat vooraf geregeld moet zijn

Eén plek voor wijzigingen. Bepaal waar je wijzigingen zoals dienstruilen en extra diensten vastlegt, zodat je alles in één oogopslag ziet. Wie een ruil goedkeurt, past het rooster nog dezelfde dag aan, zodat het laat zien wie er echt werkt. Een gedeelde agenda werkt net zo goed als je tijdregistratiesysteem, zolang iedereen hetzelfde gebruikt.

Hoe seizoensmedewerkers vanaf hun eerste dienst inklokken. Zet iedereen die voor de kerstdrukte erbij komt, voor een paar weken of langer, vóór de start in het systeem. Zo legt het systeem ook hun eerste dienst vast, net als die van alle anderen. Voor wie blijft, gaat ons artikel over nieuwe medewerkers inwerken in de tijdregistratie dieper in op de eerste weken.

Wie overuren mag goedkeuren. Spreek af wie ja mag zeggen tegen overuren, bijvoorbeeld de ploegleider of de leidinggevende van dienst, en waar je ze noteert, zodat zelfs een snel “Kun je een uurtje langer blijven?” een spoor achterlaat. Als je overuren bijhoudt, zie je bovendien of steeds dezelfde mensen inspringen.

Meer weten

TimeMoto Cloud draait om het registreren van uren, en in het onderdeel Planning staat het rooster naast de geregistreerde uren. Het Plus Plan voegt een kalender met de activiteiten en afwezigheden van medewerkers toe, plus openstaande aanvragen die leidinggevenden goedkeuren of afwijzen. Nieuwe medewerkers kun je al voor hun eerste dag aanmaken, zodat het systeem hun uren vanaf het begin vastlegt. Je kunt het Plus Plan 30 dagen gratis proberen.