Eine Zeiterfassung Richtlinie, die Mitarbeiter wirklich nutzen

Wahrscheinlich haben Sie dieselben Fragen schon dutzende Male beantwortet. Was passiert, wenn ich vergesse, mich einzustempeln? Zählen Pausen mit? An wen wende ich mich, wenn meine Stunden falsch aussehen? Die Antworten haben Sie im Kopf, nur stehen sie nirgendwo geschrieben, wo Ihre Mitarbeiter sie finden können.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen praktischen Rahmen, um eine Zeiterfassung Richtlinie zu erstellen, die schriftlich festgehalten, klar kommuniziert und für Mitarbeiter leicht auffindbar ist, wenn sie sie brauchen. Das Ziel ist kein formelles Dokument, das in einem Ordner verstaubt, den niemand öffnet, oder eine 08/15-Vorlage aus dem Internet. Es soll etwas sein, das die Arbeit tatsächlich für Sie erledigt, damit Sie aufhören können, dieselben Fragen zu beantworten, und sich um alles andere kümmern können.

Warum die meisten Zeiterfassung Richtlinien nicht funktionieren

Laut einer Gallup-Studie stimmt weniger als die Hälfte der Mitarbeiter uneingeschränkt zu, dass sie wissen, was bei der Arbeit von ihnen erwartet wird. Die häufigste Form einer Zeiterfassung Richtlinie ist ein Absatz, der in einem Handbuch vergraben ist, das zuletzt vor zwei Jahren aktualisiert wurde. Mitarbeiter lesen ihn nicht, Führungskräfte schlagen nicht nach, und wenn eine Frage auftaucht, kommt die Antwort von wem auch immer gerade in der Nähe ist, und jedes Mal etwas anders: Ein Vorgesetzter akzeptiert ein verspätetes Einstempeln kommentarlos, ein anderer verlangt ein Korrekturformular, ein dritter korrigiert es stillschweigend. Ohne klare Regeln für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter vermittelt eine Richtlinie, die niemand liest, den Eindruck, dass die Regeln dokumentiert sind, ohne sie wirklich zugänglich zu machen.

Was die Richtlinie abdecken muss

Die Fragen, die Mitarbeiter stellen, sind vorhersehbar, eine gute Zeiterfassung Richtlinie beantwortet sie, bevor sie gestellt werden. Hier sehen Sie, was abgedeckt werden sollte, mit einem Beispiel für einen klaren Richtlinienpunkt im Vergleich zu einem vagen, im Grunde eine Vorlage, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen anpassen können.

Ein- und Ausstempeln. Vage: „Mitarbeiter sollten sich zu Schichtbeginn einstempeln.“ Klar: „Stempeln Sie sich ein, sobald Sie an Ihrem Arbeitsplatz ankommen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Stempeln Sie sich aus, wenn Sie für den Tag fertig sind. Nutzen Sie die Ihnen zugewiesene Methode, ob Badge, mobile App oder Webportal, um Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Wenn Sie es vergessen, kontaktieren Sie noch am selben Tag Ihre Führungskraft, und bitten Sie keinen Kollegen, für Sie einzustempeln.“ Der Unterschied liegt in der Genauigkeit: Die vage Version lässt Fragen offen, die klare keine.

Pausen. Vage: „Mitarbeiter haben Anspruch auf eine 30-minütige Mittagspause.“ Klar: „Eine unbezahlte 30-minütige Mittagspause wird automatisch von Ihrer täglichen Arbeitszeit abgezogen. Wenn Sie aus betrieblichen Gründen während der Pause weiterarbeiten, informieren Sie noch am selben Tag Ihre Führungskraft. Pausen unter 10 Minuten werden nicht separat erfasst.“

Überstunden. Um Überstunden zu kontrollieren, muss vorab klar sein, was überhaupt als Überstunde zählt, wer sie genehmigt und wie sie vergütet wird, nicht von Fall zu Fall entschieden. Vage: „Überstunden können unter bestimmten Umständen anfallen.“ Klar: „Stunden, die über Ihre geplante Schicht hinausgehen, gelten als Überstunden und müssen vorab von Ihrer Führungskraft genehmigt werden, außer in echten Notfällen. Genehmigte Überstunden werden als [Freizeitausgleich / zusätzliche Vergütung zu X-Satz] abgegolten.“

Abwesenheiten und Urlaubsanträge. Legen Sie fest, wie Urlaub beantragt wird, welche Vorlaufzeit erforderlich ist und was bei Krankheit während eines geplanten Urlaubs passiert. Wenn Sie Ihren Urlaubsantragsprozess bereits separat dokumentiert haben, genügt hier ein kurzer Verweis.

Korrekturen und Streitfälle. Mitarbeiter sollten wissen, was zu tun ist, wenn ihre Stunden falsch erscheinen, wer das prüft und wie schnell sie eine Antwort erwarten können, zum Beispiel: Korrekturanfrage innerhalb von fünf Arbeitstagen stellen, Antwort innerhalb von zwei Arbeitstagen erwarten.

Remote- und flexibles Arbeiten. Machen Sie deutlich, ob dieselben Regeln auch außerhalb des Büros gelten. In der Regel sollten sie das: derselbe Einstempelprozess über App oder Web, dieselben Regeln für Pausen, Überstunden und Korrekturen, unabhängig vom Standort.

So formulieren Sie Ihre Zeiterfassung Richtlinie verständlich

Richtliniensprache neigt zu Vorsicht und Förmlichkeit. Das ist der falsche Ton für etwas, das Mitarbeiter täglich nutzen sollen. Schreiben Sie kurze Sätze, verwenden Sie einfache Wörter, und verzichten Sie auf Formulierungen wie „gemäß den geltenden Bestimmungen“, die Länge hinzufügen, aber keine Bedeutung. Schreiben Sie so, als würden Sie die Regel einem neuen Mitarbeiter in der ersten Woche erklären, denn genau diese Person braucht sie am meisten. Ein nützlicher Test: Lesen Sie jeden Abschnitt laut vor. Klingt es wie etwas, das Sie auch im Gespräch sagen würden, ist es klar genug. Jeder Abschnitt sollte drei Dinge beantworten: was die Regel ist, was der Mitarbeiter tun soll, und was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Wo sie zu finden sein sollte und wie Sie sie aktuell halten

Legen Sie einen festen Ort für Ihre Zeiterfassung Richtlinie fest, ein gemeinsames Laufwerk, eine Intranetseite oder ein angeheftetes Dokument, und stellen Sie sicher, dass alle wissen, wo das ist. Darüber hinaus sollte sie aktiv eingeführt werden: Nehmen Sie sie ins Onboarding auf, bevor neue Mitarbeiter Gewohnheiten auf Basis von Mutmaßungen entwickeln, halten Sie einen kurzen Hinweis dort sichtbar, wo er gebraucht wird (eine laminierte Zusammenfassung am Zeiterfassungsgerät, eine angeheftete Nachricht im Team-Chat), und senden Sie ein kurzes Update, sobald sich die Richtlinie ändert, damit Mitarbeiter es nicht selbst bemerken müssen.

Legen Sie ein festes Überprüfungsdatum fest, einmal jährlich reicht für ein stabiles Unternehmen, zweimal, wenn sich Dinge schnell ändern, und benennen Sie eine verantwortliche Person. Führen Sie am Ende des Dokuments ein kurzes Änderungsprotokoll mit Datum und einer Ein-Satz-Zusammenfassung jeder Aktualisierung, damit Mitarbeiter prüfen können, was sich geändert hat, ohne alles erneut zu lesen.

Eine Zeiterfassung Richtlinie, die auch wirklich genutzt wird

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