Tres pasos para incorporar a los nuevos empleados a su control horario

En muchas empresas es habitual entregar a los nuevos empleados una guía el primer día. Un error frecuente es asumir que será leída en su totalidad, incluyendo la sección sobre el control horario. En la práctica, esto rara vez ocurre. Semanas después, esa misma persona sigue enviando registros horarios incompletos, fichando de forma inconsistente o haciendo las mismas preguntas una y otra vez. Este artículo le guía en tres pasos para mejorar su proceso de incorporación al control horario.

Los hábitos de control horario se forman rápidamente y, una vez consolidados, son difíciles de cambiar. Cuando se automatizan, se convierten en la norma, y es exactamente por eso que las primeras semanas son tan importantes.

Hacerlo bien desde el principio requiere una introducción breve y estructurada el primer día, una revisión al final de la primera semana y un seguimiento breve al final del primer mes.

Paso 1: una breve introducción el primer día

El objetivo del primer día es acompañar al nuevo empleado a través del proceso para que pueda hacerlo correctamente desde su primer turno.

Una introducción práctica el primer día incluye cuatro puntos:

Fichar la entrada y la salida. Muéstrele el método principal que utilizará, ya sea un terminal de fichar en las instalaciones, una aplicación móvil o un portal web. Haga que lo pruebe una vez mientras usted observa. Un primer fichaje acompañado vale más que cualquier instrucción escrita.

Cómo se registran los descansos. Esta es la fuente más frecuente de errores al principio. Sea explícito: ¿se fichan los descansos por separado, se descuentan automáticamente o no se registran en absoluto? No asuma que el empleado lo descubrirá por su cuenta.

Qué hacer si algo sale mal. En algún momento olvidará fichar la entrada o fichará la salida a la hora equivocada. Explíquele exactamente qué debe hacer en ese caso, a quién debe dirigirse y con qué rapidez. Un empleado que conoce el proceso de corrección lo utilizará. Quien no lo conoce ignorará el error o buscará una solución informal.

Dónde están las normas escritas. Indíquele directamente dónde se encuentra la política de control horario, donde sea que esté almacenada. No se limite a mencionar que existe.

Mantenga la introducción en un máximo de veinte minutos. El objetivo es que el empleado sepa con seguridad qué debe hacer, no cubrir cada detalle.

Paso 2: seguimiento después de la primera semana

La primera semana es la mejor oportunidad para detectar malentendidos antes de que se conviertan en hábitos.

Al final de la primera semana laboral, revise las horas registradas del nuevo empleado. Está buscando tres cosas:

• ¿Están todos los registros presentes y completos?

• ¿Las horas son coherentes con su horario planificado?

• ¿Hay patrones que sugieran algún malentendido sobre el proceso, como pausas para comer que faltan sistemáticamente o entradas y salidas significativamente tempranas o tardías sin explicación?

Si algo no cuadra, trátelo directamente y sin darle más importancia de la necesaria. Una corrección breve y práctica en la primera semana es normal. La misma conversación en la sexta semana ya supone corregir un hábito consolidado.

Paso 3: seguimiento al cabo de un mes

Después de la primera semana, la mayoría de los nuevos empleados habrán encontrado una rutina. Esa rutina merece una revisión breve al final del primer mes.

Revise los registros horarios del mes y busque entradas que hayan sido corregidas de forma repetida. Las correcciones recurrentes en torno al mismo problema son una señal de que la introducción inicial omitió algo, o de que el empleado tiene una pregunta genuina que todavía no ha formulado.

Una conversación de cinco minutos a las cuatro semanas, planteada como un seguimiento habitual y no como una corrección, resuelve la mayoría de las preguntas pendientes antes de que se consoliden.

Establecer las expectativas correctas desde el principio

Dos cosas marcan una diferencia práctica en la rapidez con que los nuevos empleados adoptan buenos hábitos de control horario.

Lo primero es explicar el porqué. Los empleados que entienden que los registros horarios precisos afectan a la nómina y al cumplimiento normativo son más cuidadosos que aquellos a quienes simplemente se les dijo qué botón pulsar. Incluir una o dos frases sobre por qué existe el proceso merece la pena en la introducción del primer día.

Lo segundo es la coherencia. Si su control horario se presenta de forma diferente según la persona, o si algunos responsables son más estrictos con las correcciones que otros, los nuevos empleados enseguida tienen la impresión de que no importa mucho lo que hagan. El proceso debe presentarse de la misma manera cada vez, por quien sea que gestione la incorporación.

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