Tres pasos para incorporar a los nuevos empleados al control horario

En muchas empresas es habitual entregar a los nuevos empleados una guía el primer día. Un error frecuente es dar por hecho que se leerá completa, incluida la sección sobre el control horario. En la práctica, rara vez es así. Semanas después, esa misma persona sigue entregando registros de horas incompletos, fichando de forma irregular o preguntando una y otra vez lo mismo. Este artículo le explica en tres pasos cómo mejorar su proceso de incorporación al control horario.

Los hábitos de control horario se forman rápido y, una vez formados, es difícil cambiarlos. Cuando se asientan, se vuelven automáticos, y precisamente por eso las primeras semanas son tan importantes.

Hacerlo bien desde el principio no es complicado. Para ello hacen falta una introducción breve y estructurada el primer día, una revisión al final de la primera semana y un breve seguimiento al final del primer mes.

Paso 1: una breve introducción el primer día

El objetivo del primer día es guiar al nuevo empleado paso a paso por el proceso, para que lo haga bien desde su primer turno.

Una introducción práctica el primer día incluye cuatro puntos:

Fichar la entrada y la salida. Muéstrele el método principal que utilizará, ya sea un terminal de fichar en las instalaciones, una aplicación móvil o un portal web. Haga que lo pruebe una vez mientras usted observa. Un primer fichaje acompañado vale más que cualquier instrucción escrita.

Cómo se registran los descansos. Aquí es donde más errores se cometen al principio. Sea concreto: ¿se fichan los descansos por separado, se descuentan automáticamente o no se registran? No dé por hecho que el empleado lo descubrirá por su cuenta.

Qué hacer si algo sale mal. En algún momento olvidará fichar la entrada o fichará la salida a la hora equivocada. Explíquele exactamente qué debe hacer en ese caso, a quién debe dirigirse y en qué plazo. Un empleado que conoce el proceso de corrección lo utilizará. Quien no lo conoce ignorará el error o improvisará su propia solución.

Dónde están las normas escritas. Dígale directamente dónde está la política de control horario, esté donde esté guardada. No se limite a mencionar que existe.

Limite la introducción a veinte minutos como máximo. El objetivo es que el empleado sepa con seguridad qué hacer, no cubrir cada detalle.

Paso 2: revisión tras la primera semana

La primera semana es la mejor oportunidad para detectar malentendidos antes de que se conviertan en hábitos.

Al final de la primera semana laboral, revise las horas registradas del nuevo empleado. Fíjese en tres aspectos:

• ¿Están todos los registros presentes y completos?

• ¿Las horas son coherentes con su horario planificado?

• ¿Hay patrones que apunten a un malentendido sobre el proceso, como descansos para comer que faltan de forma sistemática o fichajes muy tempranos o muy tardíos sin explicación?

Si algo no cuadra, trátelo directamente y sin darle más importancia de la necesaria. Una corrección breve y práctica en la primera semana es normal. La misma conversación en la sexta semana ya supone corregir un hábito consolidado.

Paso 3: seguimiento al cabo de un mes

Después de la primera semana, la mayoría de los nuevos empleados habrán encontrado una rutina. Esa rutina merece una revisión breve al final del primer mes.

Revise los registros de horas del mes y busque entradas que se hayan corregido varias veces. Las correcciones recurrentes sobre el mismo tema indican que la introducción inicial pasó algo por alto o que el empleado tiene una duda real que todavía no ha planteado.

Una conversación de cinco minutos a las cuatro semanas, planteada como un seguimiento habitual y no como una corrección, resuelve la mayoría de las dudas pendientes antes de que se enquisten.

Dejar claras las expectativas desde el principio

Dos cosas determinan en gran medida la rapidez con que los nuevos empleados adquieren buenos hábitos de control horario.

Lo primero es explicar el porqué. Los empleados que entienden que unos registros de horas precisos afectan a la nómina y al cumplimiento normativo son más cuidadosos que aquellos a quienes simplemente se les dijo qué botón pulsar. En la introducción del primer día merece la pena dedicar una o dos frases a explicar por qué existe el proceso.

Lo segundo es la coherencia. Si su proceso de control horario se explica de forma distinta según la persona, o si unos responsables son más estrictos que otros con las correcciones, los nuevos empleados enseguida tienen la impresión de que da igual lo que hagan. El proceso debe presentarse siempre de la misma manera, sea quien sea quien se encargue de la incorporación.

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