Campaña de Navidad: qué decidir primero

Planificar la campaña de Navidad consiste en ajustar su equipo a un periodo de alta carga de trabajo que se repite cada año. En las semanas previas a Navidad, el número de cambios que hay que coordinar crece rápidamente. Si se acuerdan en lugares distintos o no se anotan, pueden provocar problemas de cobertura y dejar horas que después no se pueden justificar. Como la campaña se ve venir, unas pocas decisiones tomadas con tiempo la hacen más fácil de gestionar. Algunas se refieren a dónde se registran los cambios y a quién puede autorizar las horas extra. Este artículo explica qué puede fallar en la planificación de personal en Navidad y qué conviene decidir antes de que empiece.

Planificar la campaña de Navidad exige atención desde el principio, porque en un mes de mucho trabajo el número de cambios crece enseguida. Cada cambio, por separado, suele ser fácil de resolver. Pero cuando se juntan muchos a la vez y falta una visión clara de los turnos, la planificación de personal en Navidad se convierte en una improvisación diaria.

Tres puntos débiles en Navidad

Cambios acordados en lugares distintos. Las vacaciones se aprueban por correo y un cambio de turno se acuerda por chat. Cada decisión tiene sentido por separado. Solo cuando se ponen una al lado de la otra se descubre que en la misma semana faltan demasiadas personas y no queda nadie para cubrir.

El personal de temporada no figura en el sistema. Empieza un jueves, pero su horario y su forma de fichar todavía no están configurados. Sus primeras horas acaban apuntadas en un papel o en la memoria de alguien y se registran más tarde.

Horas extra acordadas de palabra. Al final de un turno ajetreado es fácil decir que sí a «¿Puedes quedarte una hora más?». Si nadie lo anota, después no se sabe cuántas horas extra se hicieron ni quién las autorizó.

Qué dice la Navidad de su rutina

Algunos de estos puntos débiles existían mucho antes de la campaña de Navidad. En un mes tranquilo, una o dos personas llevan la planificación en la cabeza y las aprobaciones se dan sobre la marcha, porque nada tiene que estar formalizado. Un mes de mucho trabajo no deja margen para eso.

La campaña de Navidad también resulta útil una vez pasada. Si las horas quedaron registradas, puede ver cuántas horas extra se hicieron y qué días faltó personal, y usarlo para planificar el año que viene. Si no, volverá a planificar de memoria.

Lo que conviene fijar de antemano

Un único lugar para los cambios. Decida dónde se registran los cambios, como los intercambios de turno o los turnos extra, para verlo todo de un vistazo. Quien aprueba un intercambio actualiza el cuadrante ese mismo día, de modo que muestre quién trabaja de verdad. Un calendario compartido sirve igual que su sistema de control horario, siempre que todos usen la misma herramienta.

Cómo ficha el personal de temporada desde su primer turno. Dé de alta en el sistema, antes de que empiecen, a todas las personas que se incorporan para la campaña de Navidad, ya sea por unas semanas o por más tiempo, para que su primer turno se registre como el de los demás. Para quienes se quedan, nuestro artículo sobre cómo incorporar a los nuevos empleados al control horario explica las primeras semanas con más detalle.

Quién puede autorizar las horas extra. Acuerde quién puede decir que sí a las horas extra, por ejemplo el jefe de turno o el responsable del día, y dónde se anotan, para que un simple «¿Puedes quedarte una hora más?» deje constancia. Además, si lleva el control de las horas extra, verá si siempre son las mismas personas las que cubren los turnos.

Saber más

TimeMoto Cloud se centra en el control horario, y en la sección Planificación encontrará el cuadrante junto a las horas registradas. El plan Plus añade un calendario con las actividades y ausencias del personal, además de solicitudes pendientes que los responsables aprueban o rechazan. El personal nuevo se puede dar de alta antes de su primer día, para que sus horas se registren desde el principio. Puede probar el plan Plus gratis durante 30 días.